Quando sair do Simples Nacional: 4 sinais e sublimite

O sublimite estadual é o teto de faturamento até o qual o ICMS continua sendo apurado dentro do DAS. A regra geral é R$ 3,6 milhões/ano (LC 123/2006, art. 19). Alguns estados adotam sublimite de R$ 1,8 milhão — histórico e sempre publicado por resolução do CGSN até 30 de outubro do ano anterior.

Passando o sublimite, a empresa continua no Simples para os tributos federais (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, CPP), mas o ICMS (e o ISS, quando aplicável) sai do DAS e passa a ser apurado por conta gráfica — com obrigação de EFD ICMS/IPI e apuração mensal por débito × crédito. A “guia única” acaba, mas o custo operacional dobra: passa a existir apuração paralela do ICMS igual a do regime normal, sem os créditos amplos de PIS/COFINS que o Real permitiria.

Sinal prático: quando o faturamento acumulado dos últimos 12 meses ultrapassa R$ 3,0 mi, rodar simulação Presumido × Real antes do próximo ciclo de outubro.

O Simples cobra sobre receita bruta. Na 5ª faixa do Anexo I, a alíquota efetiva chega a ~13% sobre receita, independentemente do lucro. Se a margem líquida é de 6%, o imposto no Simples equivale a mais de 2 vezes o lucro operacional.

No Lucro Real, IRPJ e CSLL incidem sobre o lucro efetivo. Empresa com R$ 3,5 mi de receita e 6% de margem paga IRPJ/CSLL sobre R$ 210 mil de lucro — não sobre R$ 3,5 mi. Somado ao crédito de PIS/COFINS não cumulativo, a carga federal costuma cair para a faixa de 6% a 9% da receita, contra 13% do Simples nessa faixa.

Cada R$ 100 de compra com NF idônea, de fornecedor no regime normal, gera R$ 9,25 de crédito de PIS/COFINS no Lucro Real. Em e-commerce com CMV alto (mercadoria revendida, frete, embalagem, comissão de marketplace, plataforma), o crédito abate a alíquota nominal de 9,25% para efetivos de 2% a 4%.

No Simples, esse crédito não existe. A empresa paga imposto sobre a receita cheia e não desconta nada sobre as compras — o regime é cumulativo. Quanto maior o CMV com NF, maior o desperdício de aproveitamento fiscal.

Cliente PJ contribuinte de ICMS que compra de empresa do Simples toma crédito reduzido, calculado sobre a alíquota do próprio Simples (art. 23 da LC 123/2006), não sobre a alíquota interna do estado. Em vendas para revenda ou industrialização, esse crédito reduzido vira desvantagem competitiva — o cliente prefere fornecedor no Presumido ou Real que dá crédito integral.

Se mais de 20% da receita passa a vir de B2B, o Simples deixa de ser vantagem operacional e passa a ser barreira comercial.

Cenário simulado (valores hipotéticos para fins didáticos): e-commerce em SP com R$ 3,8 mi/ano de receita (ultrapassou o sublimite em outubro), CMV de R$ 2,4 mi (63% da receita) com NF cheia, R$ 250 mil/ano de frete e embalagem com NF e lucro contábil de R$ 300 mil/ano.

Simples pós-sublimite (federais no DAS + ICMS por fora): alíquota efetiva DAS ~10,5% (Anexo I, faixa 6, excluído o ICMS) = R$ 399 mil. ICMS apurado no regime normal, débito de saída 18% sobre R$ 3,8 mi = R$ 684 mil, crédito de entrada 18% sobre R$ 2,4 mi = R$ 432 mil, ICMS a recolher R$ 252 mil. Carga total ≈ R$ 651 mil.

Lucro Real: IRPJ 15% + adicional sobre R$ 300 mil = R$ 51 mil; CSLL 9% = R$ 27 mil; PIS/COFINS 9,25% × (R$ 3,8 mi − R$ 2,65 mi de insumos) ≈ R$ 106 mil; ICMS conta gráfica ~R$ 252 mil. Carga total ≈ R$ 436 mil.

Diferença anual no cenário simulado: ~R$ 215 mil a favor do Real — antes do custo contábil incremental (R$ 24 a 48 mil/ano). O Simples pós-sublimite tende a ser o pior dos dois mundos: perde a guia única e mantém a alíquota alta sobre receita.

A opção pelo regime tributário é irretratável para todo o ano-calendário. O Simples se opta ou se desopta pelo Portal do Simples em janeiro. Presumido e Real são exercidos pelo pagamento da primeira guia do ano (janeiro para Presumido, janeiro ou abril para o Real conforme a modalidade).

O trabalho técnico correto começa em outubro do ano anterior: simular os três regimes com dados reais dos últimos 12 meses, projetar o ano seguinte, comparar carga total (federal + estadual + custo contábil). Novembro é para parametrizar o ERP para o novo regime (novos CFOPs, CST, matriz de créditos). Janeiro é para operar. Quem decide em janeiro sem essa preparação começa o ano sem CFOPs corretos e perde crédito nos primeiros meses.

Se o faturamento ultrapassa R$ 4,8 mi em até 20% (ou seja, até R$ 5,76 mi), o desenquadramento vale a partir de janeiro do ano seguinte. Ultrapassando em mais de 20%, o desenquadramento é retroativo ao mês da ultrapassagem — a empresa reapura todos os tributos pelo regime aplicável (Presumido ou Real) com multa e juros. É o cenário de choque de caixa mais comum em e-commerce de crescimento acelerado.

Boas práticas: monitorar o faturamento dos últimos 12 meses todo mês. Quando atingir R$ 4,3 mi (90% do teto), iniciar processo de migração para o exercício seguinte, sem esperar bater o limite.

Posso sair do Simples no meio do ano? Sim, por desenquadramento (quando um requisito da LC 123/2006 é violado — teto, atividade vedada, sócio PJ). A opção espontânea, porém, só vale para janeiro do ano seguinte, com comunicação até o último dia útil de janeiro pelo Portal do Simples.

Preciso pagar imposto sobre o estoque na hora de sair? Não sobre o estoque em si. Mas, no primeiro mês do novo regime, o estoque inicial precisa de inventário detalhado — é ele que gera o primeiro bloco de crédito de PIS/COFINS (no Real) ou define a base de custo (no Presumido).

Lucro Real é sempre mais caro de operar? O honorário contábil é maior (R$ 2 a 5 mil/mês contra R$ 400 a 1.500 no Simples), mas a economia de imposto costuma pagar várias vezes a diferença em empresas com margem apertada ou volume relevante — como no exemplo acima.

Posso voltar do Real para o Simples? Pode, desde que a empresa se enquadre em todos os requisitos da LC 123/2006 no ano seguinte. A comunicação segue o mesmo calendário: até o último dia útil de janeiro pelo Portal do Simples.

Modelamos os três regimes com os dados reais dos últimos 12 meses da operação, projetamos o ano seguinte e conduzimos a migração no fim de dezembro para vigência em janeiro. O trabalho inclui: parametrização do ERP para o novo regime, inventário do estoque inicial, mapa de créditos de PIS/COFINS (no Real) e revisão de CFOP/CST. Veja o trabalho completo em consultoria em Lucro Real e o método em migração para o Lucro Real.

Quer entender se o momento chegou? Fale com a Escalei — ou rode o simulador da Central de Inteligência Tributária antes.