Quando sair do Simples Nacional: 4 sinais e sublimite

O sublimite estadual é o teto de faturamento até o qual o ICMS continua sendo apurado dentro do DAS. A regra geral é R$ 3,6 milhões/ano (LC 123/2006, art. 19). Alguns estados adotam sublimite de R$ 1,8 milhão — histórico e sempre publicado por resolução do CGSN até 30 de outubro do ano anterior.

Passando o sublimite, a empresa continua no Simples para os tributos federais (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, CPP), mas o ICMS (e o ISS, quando aplicável) sai do DAS e passa a ser apurado por conta gráfica — com obrigação de EFD ICMS/IPI e apuração mensal por débito × crédito. A “guia única” acaba, mas o custo operacional dobra: passa a existir apuração paralela do ICMS igual a do regime normal, sem o crédito de PIS/COFINS sobre a mercadoria e o frete da venda que o Real permitiria. Para quem está em São Paulo, o passo a passo dessa transição — CRT na nota, EFD ICMS/IPI e crédito de estoque — está em excesso de sublimite do Simples em SP.

Sinal prático: quando o faturamento acumulado dos últimos 12 meses ultrapassa R$ 3,0 mi, rodar simulação Presumido × Real antes do próximo ciclo de outubro.

O Simples cobra sobre receita bruta. No topo da 5ª faixa do Anexo I, a alíquota efetiva chega a cerca de 11,9% sobre a receita, independentemente do lucro. Se a margem líquida é de 6%, o imposto no Simples equivale a quase 2 vezes o lucro operacional.

No Lucro Real, IRPJ e CSLL incidem sobre o lucro efetivo. Empresa com R$ 3,5 mi de receita e 6% de margem paga IRPJ/CSLL sobre R$ 210 mil de lucro — não sobre R$ 3,5 mi. Somado ao crédito de PIS/COFINS não cumulativo, a carga federal pode ficar abaixo da do Simples nessa faixa — só a simulação com os números da loja confirma.

No Lucro Real, a mercadoria comprada para revenda com nota gera crédito de PIS/COFINS de 9,25% — calculado sem o ICMS destacado na compra (Lei 10.833/2003, art. 3º, § 2º, III). Em e-commerce com CMV alto, o crédito sobre a mercadoria, o frete da compra e o frete da venda derruba a carga efetiva bem abaixo dos 9,25% nominais. Embalagem, comissão de marketplace e plataforma não geram crédito na revenda, segundo a Receita (Parecer Normativo Cosit 5/2018).

No Simples, esse crédito não existe. A empresa paga imposto sobre a receita cheia e não desconta nada sobre as compras — o regime é cumulativo. Quanto maior o CMV com NF, maior o desperdício de aproveitamento fiscal.

Cliente PJ contribuinte de ICMS que compra de empresa do Simples toma crédito reduzido, calculado sobre a alíquota do próprio Simples (art. 23 da LC 123/2006), não sobre a alíquota interna do estado. Em vendas para revenda ou industrialização, esse crédito reduzido vira desvantagem competitiva — o cliente prefere fornecedor no Presumido ou Real que dá crédito integral.

Se mais de 20% da receita passa a vir de B2B, o Simples deixa de ser vantagem operacional e passa a ser barreira comercial.

Cenário simulado (valores hipotéticos para fins didáticos): e-commerce em SP com R$ 3,8 mi/ano de receita (ultrapassou o sublimite em outubro), CMV de R$ 2,4 mi (63% da receita) com NF cheia, R$ 150 mil/ano de frete de venda pago pela loja e lucro contábil de R$ 300 mil/ano.

Simples pós-sublimite (federais no DAS + ICMS por fora): alíquota efetiva do DAS ≈ 9,05% (Anexo I, 6ª faixa: 19% com dedução de R$ 378 mil; ICMS fora do DAS) = R$ 344 mil. ICMS apurado no regime normal, débito de saída 18% sobre R$ 3,8 mi = R$ 684 mil, crédito de entrada 18% sobre R$ 2,4 mi = R$ 432 mil, ICMS a recolher R$ 252 mil. Carga total ≈ R$ 596 mil.

Lucro Real: IRPJ 15% + adicional sobre R$ 300 mil = R$ 51 mil; CSLL 9% = R$ 27 mil; PIS/COFINS 9,25% sobre as vendas sem ICMS (R$ 3,116 mi) = R$ 288 mil, menos crédito de 9,25% sobre as compras sem ICMS (R$ 1,968 mi) e o frete de venda (R$ 150 mil, sem ICMS) = R$ 196 mil, a recolher ≈ R$ 92 mil; ICMS conta gráfica ~R$ 252 mil. Carga total ≈ R$ 422 mil.

Diferença anual no cenário simulado: ~R$ 174 mil a favor do Real — antes do custo contábil maior do Lucro Real, que entra na conta caso a caso. O Simples pós-sublimite tende a ser o pior dos dois mundos: perde a guia única e mantém a alíquota alta sobre receita.

A opção pelo regime tributário é irretratável para todo o ano-calendário. A entrada no Simples é pedida pelo Portal do Simples no ano anterior, com efeitos a partir de 1º de janeiro (LC nº 123/2006, art. 16, § 2º, na redação da LC nº 214/2025); para 2027, a janela vai de 1º de setembro a 15 de outubro de 2026 (Resolução CGSN nº 186/2026, alterada pela nº 194/2026). No Presumido, a opção se manifesta com o pagamento da primeira quota do IRPJ do 1º trimestre, no fim de abril; no Real, a apuração anual por estimativa é escolhida com o pagamento da estimativa de janeiro, no fim de fevereiro (Lei nº 9.430/1996, arts. 3º e 26).

O trabalho técnico correto começa em outubro do ano anterior: simular os três regimes com dados reais dos últimos 12 meses, projetar o ano seguinte, comparar carga total (federal + estadual + custo contábil). Novembro é para parametrizar o ERP para o novo regime (novos CFOPs, CST, matriz de créditos). Janeiro é para operar. Quem decide em janeiro sem essa preparação começa o ano sem CFOPs corretos e perde crédito nos primeiros meses.

Se o faturamento ultrapassa R$ 4,8 mi em até 20% (ou seja, até R$ 5,76 mi), o desenquadramento vale a partir de janeiro do ano seguinte. Ultrapassando em mais de 20%, o desenquadramento vale já a partir do mês seguinte ao da ultrapassagem — e, se a empresa seguiu recolhendo pelo DAS, reapura os tributos desde então pelo regime aplicável (Presumido ou Real), com multa e juros. É o cenário de choque de caixa mais comum em e-commerce de crescimento acelerado.

Boas práticas: monitorar todo mês a receita acumulada no ano-calendário, que é a que conta para o teto. Quando atingir R$ 4,3 mi (90% do teto), iniciar processo de migração para o exercício seguinte, sem esperar bater o limite.

Posso sair do Simples no meio do ano? Sim, por desenquadramento (quando um requisito da LC 123/2006 é violado — teto, atividade vedada, sócio PJ). A saída por opção própria não interrompe o ano em curso: é comunicada pelo Portal do Simples e, em regra, produz efeitos a partir de 1º de janeiro do ano-calendário seguinte (LC nº 123/2006, arts. 30, I, e 31, I).

Preciso pagar imposto sobre o estoque na hora de sair? Não sobre o estoque em si. Mas, no primeiro mês do novo regime, o estoque inicial precisa de inventário detalhado — é ele que gera o primeiro bloco de crédito de PIS/COFINS (no Real) ou define a base de custo (no Presumido).

Lucro Real é sempre mais caro de operar? A rotina é maior: o Lucro Real exige apuração de créditos de PIS/COFINS, EFD-Contribuições, e-Lalur e e-Lacs na ECF e mais obrigações acessórias — por isso o honorário contábil é maior (na Escalei, o valor de cada regime é definido em proposta individual, pela complexidade da operação). Em empresas com margem apertada e muitas compras com nota, a economia de imposto tende a superar essa diferença, mas só a simulação com os números da operação confirma.

Posso voltar do Real para o Simples? Pode, desde que a empresa se enquadre em todos os requisitos da LC 123/2006 no ano seguinte. O pedido de volta é feito pelo Portal do Simples no ano anterior, com efeitos a partir de 1º de janeiro — para 2027, de 1º de setembro a 15 de outubro de 2026 (Resolução CGSN nº 186/2026, alterada pela nº 194/2026).

Modelamos os três regimes com os dados reais dos últimos 12 meses da operação, projetamos o ano seguinte e conduzimos a migração: a saída comunicada pelo Portal do Simples, com efeito a partir de 1º de janeiro, e a opção pelo Presumido ou pelo Real no primeiro DARF de IRPJ do ano. O trabalho inclui: parametrização do ERP para o novo regime, inventário do estoque inicial, mapa de créditos de PIS/COFINS (no Real) e revisão de CFOP/CST. Veja o trabalho completo em consultoria em Lucro Real e o método em como escolher o regime tributário.

Quer entender se o momento chegou? Fale com a Escalei — ou rode o Diagnóstico Tributário antes.