Conciliação de recebíveis no e-commerce: como fazer

Resposta objetiva: conciliar recebíveis é amarrar três informações que quase nunca são iguais: o pedido da loja ou do canal, a nota fiscal emitida e o valor efetivamente creditado pelo gateway ou marketplace.

Sem essa amarração, a empresa não sabe a margem real por canal e a contabilidade trabalha com número que não fecha com o extrato.

Resposta objetiva: porque cada camada aplica sua própria dedução e seu próprio calendário. O pedido nasce em uma data, a nota é emitida em outra, o repasse cai parcelado e o estorno chega depois de tudo.

Situações rotineiras que criam diferença: venda em 12x liberada por parcela, cancelamento após emissão da nota, chargeback semanas depois, frete subsidiado pelo canal, cupom de desconto do marketplace e ajuste retroativo de comissão.

Resposta objetiva: quatro cruzamentos resolvem a maior parte das divergências:

• Pedido x nota: todo pedido faturado tem NF-e correspondente e mesmo valor bruto?
• Nota x repasse: cada nota aparece no relatório de repasse, líquida das deduções esperadas?
• Repasse x extrato: o valor informado pelo canal entrou de fato na conta, na data prevista?
• Deduções x contrato: a comissão e a taxa cobradas correspondem ao percentual acordado?

A quarta linha é a que mais devolve dinheiro. Cobrança acima do contratado não é raro e só aparece quando alguém confere.

Resposta objetiva: a base de cálculo é a receita bruta da venda, não o líquido recebido. Comissão, taxa e deságio são despesas — no Lucro Real, algumas dessas despesas afetam o resultado tributável; no Simples, o DAS incide sobre a receita bruta ainda assim.

Por isso o e-commerce que fatura R$ 300 mil e recebe R$ 271 mil recolhe sobre R$ 300 mil. Quem lança o líquido como receita subdeclara e cria passivo. Aprofundamento em tributação da antecipação de recebíveis e tributação nos grandes marketplaces.

Resposta objetiva: conciliação é rotina de fechamento, não caça ao erro no fim do ano.

• Exportar relatório de vendas e de repasses de cada canal e gateway no mesmo período.
• Cruzar com as NF-e emitidas no período.
• Listar as divergências por tipo (falta de nota, valor diferente, repasse ausente, estorno).
• Tratar o que é erro de emissão e o que é dedução legítima.
• Fechar resultado por canal, não só o consolidado.

Resultado por canal é o que permite decidir onde vale investir e onde a margem não paga a operação. Ver também loja própria x marketplace.

Resposta objetiva: a contabilidade faz a leitura fiscal e contábil do fluxo, aponta divergências e garante que a receita entre correta na apuração. A extração dos relatórios nos canais e a correção de cadastro dependem de quem opera a loja.

Essa divisão é o que torna a rotina sustentável: quem tem acesso ao canal extrai, quem responde pela apuração confere.

Posso lançar apenas o valor que caiu na conta? Não. Isso subdeclara receita e distorce a apuração de impostos.

Chargeback reduz minha receita? É tratado conforme a natureza da ocorrência e o momento em que acontece; não se resolve simplesmente apagando a venda.

Taxa de antecipação é dedutível? Depende do regime. No Lucro Real o efeito é diferente do Presumido — ver antecipação de recebíveis.

Vocês fazem a conciliação para mim? Fazemos a conciliação contábil e fiscal do repasse; a extração dos relatórios no canal é feita pela operação.

Se hoje você não consegue explicar a diferença entre o que vendeu e o que recebeu, fale com a Escalei. Veja também contabilidade para marketplaces e contabilidade para Shopify e loja própria.