Perguntas frequentes sobre contabilidade para e-commerce e empresas

Sim. Na maioria dos casos conseguimos dar andamento ao processo de abertura da empresa, orientando sobre a estrutura inicial, atividades, enquadramento e demais procedimentos necessários.

Em alguns casos, principalmente quando a empresa será constituída em outro estado, recomendamos que a abertura seja realizada inicialmente com um escritório contábil regional. Isso ocorre porque determinados procedimentos podem exigir apresentação ou juntada presencial de documentos, conforme o local e os órgãos envolvidos.

Sim. Orientamos empreendedores que ainda não possuem CNPJ e estão estruturando a primeira operação. Antes da abertura, avaliamos o modelo de negócio, as atividades pretendidas, a forma de venda e o plano de crescimento.

A ideia é começar com uma estrutura adequada à realidade atual, mas sem ignorar a evolução prevista para a empresa.

Sim. Podemos orientar o desenquadramento do MEI e a regularização da estrutura da empresa para que ela passe a operar em uma forma societária e tributária compatível com o novo momento do negócio.

O procedimento, os prazos e os custos dependem da situação cadastral da empresa e das alterações necessárias. Antes de executar, avaliamos o cenário e informamos o que precisará ser feito.

Sim. Conforme a necessidade, podemos cuidar de alterações societárias e cadastrais, como nome empresarial, endereço, atividades, CNAEs e outras modificações necessárias na estrutura da empresa.

O escopo e o valor da alteração são apresentados antes da execução.

Não necessariamente. O nome empresarial utilizado no CNPJ pode ser diferente da marca utilizada comercialmente.

O registro de marca é um assunto separado da constituição ou alteração da empresa. Quando a empresa utiliza uma marca própria, é importante analisar separadamente a proteção dessa marca e a estrutura societária do CNPJ.

Sim. A definição dos CNAEs e do objeto social deve considerar o que a empresa pretende fazer no presente e, quando possível, a evolução planejada do negócio.

Não recomendamos simplesmente colocar atividades genéricas para tentar cobrir qualquer produto. Se uma atividade futura não estiver adequadamente abrangida pela estrutura existente, pode ser necessário fazer uma alteração posteriormente.

Primeiro precisamos entender o que a empresa pretende comercializar, como irá vender e quais atividades pretende desenvolver. A partir disso avaliamos o CNAE principal, possíveis CNAEs secundários e o objeto social.

Quanto maior a diversidade de categorias, mais importante é fazer esse levantamento antes da abertura para reduzir a necessidade de alterações futuras.

Não existe um valor único que sirva para todas as empresas. O capital social deve ser compatível com a realidade e a estrutura planejada do negócio, considerando os recursos que os sócios efetivamente pretendem aportar.

Na abertura, avaliamos o modelo da empresa e orientamos uma composição coerente com a operação.

Dependendo da atividade, do município e das regras aplicáveis ao endereço, pode ser possível utilizar o endereço residencial como sede. Isso precisa ser validado antes da constituição.

O fato de a empresa usar endereço residencial não significa, por si só, que o estoque precise ficar no imóvel. A estrutura logística pode ser analisada separadamente, conforme a operação.

Quando a atividade e o estado exigirem Inscrição Estadual e estrutura para emissão de NF-e, orientamos e conduzimos as etapas que estiverem dentro do escopo da abertura e regularização da empresa.

Os procedimentos podem variar conforme o estado, a atividade e a forma de operação.

Sim. À medida que a empresa cresce, muda seus produtos ou operações e passa a ter outra estrutura de custos e margens, é importante reavaliar se o regime atual continua adequado.

A análise pode envolver Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. A Escalei não sugere uma migração simplesmente porque a empresa cresceu: a recomendação deve ser pautada pelos números e pelas características reais da operação.

Sim. O acompanhamento permite observar a evolução da empresa e identificar situações em que pode fazer sentido estudar uma mudança de regime tributário.

Quando houver oportunidade ou necessidade, a análise é feita com base em fatos, números e estrutura da operação antes de qualquer recomendação.

Não existe uma resposta única. A viabilidade do Lucro Real depende da estrutura econômica e tributária de cada empresa.

Margem, despesas, créditos, atividade, produtos, operações interestaduais e forma de operação são alguns dos fatores que precisam ser analisados antes da decisão.

Sim. A orientação fiscal pode abranger essas informações de acordo com os produtos, as operações e o enquadramento da empresa.

Em uma operação mais complexa, a análise precisa considerar o conjunto da operação, e não apenas um código isolado.

Sim. Operações interestaduais podem exigir análises diferentes conforme o produto, NCM, estado de origem, estado de destino e características da venda.

Por isso, empresas que vendem para diferentes estados precisam ter uma estrutura fiscal compatível com a forma como o negócio funciona.

A rotina fiscal mensal cobre as atividades recorrentes contratadas e o tratamento normal das operações da empresa.

Análises pontuais ou levantamentos que exijam trabalho adicional relevante — especialmente estudos específicos, regularizações, planejamento tributário, recuperação de créditos ou situações fora da rotina — podem ser tratados como serviços extraordinários, sempre com orçamento e aprovação prévia.

Quando uma necessidade fiscal passa a fazer parte da rotina permanente da empresa, ela pode ser incorporada ao dimensionamento mensal, conforme o volume e a complexidade da operação.

Sim. Atendemos empresas com operações nacionais e analisamos as particularidades fiscais das vendas para diferentes estados.

Quanto maior a variedade de produtos, destinos, documentos e regras aplicáveis, maior tende a ser a complexidade do trabalho contábil e fiscal.

Sim, podemos acompanhar empresas que pretendem evoluir para operações de importação. A preparação deve considerar a atividade, estrutura fiscal e o momento em que a importação efetivamente entrar na operação.

Processos de importação própria e outras demandas de maior complexidade podem exigir trabalho extraordinário ou readequação do atendimento, conforme o caso.

Sim. A Escalei atende empresas que realizam vendas por diferentes canais, incluindo loja própria, marketplaces, vendas diretas e B2B.

A análise considera a operação como um todo, e não apenas a plataforma utilizada para realizar a venda.

Sim. A Escalei atende empresas que trabalham no modelo B2B, inclusive operações que vendem para clientes de diferentes estados do Brasil.

Em operações B2B nacionais, avaliamos volume de notas, estados atendidos, perfil dos produtos, estoque, pessoal, ERP, estrutura financeira e demais elementos que impactam a complexidade fiscal e contábil.

Sim. A empresa pode ter diferentes canais de venda simultaneamente. A análise é feita sobre a operação completa, considerando as regras e características de cada canal e de cada tipo de cliente.

Sim. A Escalei pode atender empresas que fabricam, distribuem ou comercializam seus próprios produtos e também realizam vendas online, desde que a atividade e a complexidade estejam dentro do escopo de atendimento.

Sim. Podemos orientar a estrutura inicial da empresa para uma operação de comércio de mercadorias que utilize a Amazon FBA, considerando a atividade, regime tributário e requisitos fiscais da operação.

A Escalei cuida da parte contábil e fiscal. A operação logística e a configuração técnica dentro da Amazon permanecem sob responsabilidade do cliente e dos respectivos fornecedores/plataformas.

A estrutura pode ser possível, dependendo da atividade, do município, do endereço e da forma de operação. O uso do endereço residencial como sede e a logística do estoque precisam ser analisados separadamente.

Em operações FBA, o estoque pode ser encaminhado para a estrutura logística da Amazon, mas as regras fiscais aplicáveis à movimentação das mercadorias devem ser analisadas de acordo com a operação.

Sim. A quantidade e a complexidade dos produtos fazem parte da análise da operação.

O volume de informações fiscais e contábeis também influencia a estrutura do atendimento e, em operações maiores, pode influenciar o valor contratado.

Sim. A existência de estoque próprio faz parte da análise da operação e pode aumentar a complexidade conforme volume, variedade de produtos, centros de distribuição e movimentações envolvidas.

Um bom ERP ajuda a organizar financeiro, estoque, pedidos, vendas e documentos fiscais, especialmente quando a operação possui vários canais.

A escolha do sistema depende da realidade da empresa. A Escalei consegue trabalhar com diferentes ERPs, desde que as informações necessárias para a rotina contábil e fiscal sejam disponibilizadas corretamente.

Sim. Podemos trabalhar com empresas que utilizam diferentes sistemas de gestão e plataformas de operação.

A Escalei fornece as orientações e informações contábeis e fiscais necessárias para a operação, mas não atua como empresa de implantação ou suporte técnico do sistema.

A Escalei orienta os critérios fiscais e fornece as informações necessárias para a parametrização, conforme a operação e os produtos.

A configuração técnica dentro do ERP, o cadastro operacional e as integrações com marketplaces ou outros sistemas não fazem parte da implantação realizada pela Escalei.

Usamos como referência operacional uma estrutura de até aproximadamente 2.000 lançamentos, considerando saídas, vendas, devoluções, cancelamentos e outros dados processados na rotina.

Esse número não funciona como uma tabela automática. Quando o volume ultrapassa significativamente a estrutura considerada no atendimento, analisamos o que está sendo movimentado e, se necessário, fazemos uma readequação compatível com o trabalho adicional.

A mensalidade cobre a rotina da operação contratada, incluindo escrituração contábil, fiscal e trabalhista, apuração dos tributos recorrentes, obrigações acessórias, folha de pagamento e atendimento habitual.

O escopo exato pode variar conforme o regime tributário, o tipo de empresa e a complexidade da operação.

Sim. A apuração dos tributos recorrentes e as respectivas obrigações fazem parte da rotina fiscal contratada, conforme o regime e a operação da empresa.

Sim. Os documentos fiscais e as informações das operações fazem parte da rotina necessária para a correta escrituração e acompanhamento da empresa.

A emissão e a gestão operacional de notas podem depender do ERP e da estrutura adotada pelo cliente. A Escalei não faz implantação técnica do sistema.

Sim. Recomendamos manter uma conta bancária exclusiva da pessoa jurídica e evitar a mistura de movimentações pessoais com as da empresa.

Essa organização facilita o controle financeiro, a escrituração e análises futuras sobre margem, rentabilidade e regime tributário.

Sim. Venda com documento fiscal, compra documentada, despesas comprovadas e movimentações bancárias organizadas são fundamentais para uma contabilidade confiável e para análises futuras da empresa.

A Escalei pode acompanhar essas frentes conforme o escopo contratado. A parte trabalhista e de departamento pessoal entra na rotina quando a empresa possui funcionários e conforme os serviços contratados.

O atendimento habitual faz parte da rotina contratada. A empresa pode enviar suas dúvidas e demandas do dia a dia pelos canais de atendimento definidos com a equipe.

Demandas que exigem um trabalho especial e fogem da rotina podem ser tratadas como serviços extraordinários.

Sim. A empresa pode começar sem funcionários e incluir a folha posteriormente, conforme a operação evoluir.

A inclusão de funcionários pode gerar readequação da mensalidade de acordo com a quantidade de pessoas e o trabalho envolvido.

Não. O faturamento é apenas um dos indicadores. O valor é influenciado principalmente pela complexidade e pelo volume de trabalho, como quantidade de notas, funcionários, CNPJs, marketplaces, contas bancárias, volume de XMLs, ERP, operações interestaduais, ICMS-ST, DIFAL, importações, centros de distribuição e demais características da empresa.

A mensalidade pode ser readequada principalmente quando houver alteração permanente ou relevante na estrutura da empresa, como mudança de regime tributário, inclusão de funcionários ou aumento significativo do volume de dados e da complexidade da operação.

A readequação não é automática por faturamento. Quando for necessária, é apresentada com a justificativa e a relação com o trabalho adicional.

A mensalidade cobre a rotina da operação contratada: escrituração contábil, fiscal e trabalhista, apuração dos tributos recorrentes, obrigações acessórias, folha de pagamento e atendimento habitual.

São extraordinários os trabalhos pontuais que exigem esforço adicional, como atendimento a fiscalizações e intimações, levantamentos para ações trabalhistas, regularização de períodos anteriores, planejamento tributário, recuperação de créditos, implantação de ERP ou de novo marketplace e reconciliações extraordinárias.

Esses trabalhos são orçados e só executados após a aprovação do cliente.

Quando o aumento de volume ou complexidade se torna permanente — por exemplo, faturamento, funcionários, notas fiscais, CNPJs, marketplaces ou importação — pode haver readequação da mensalidade, sempre com justificativa.

Veja os detalhes na página de Serviços.

Não trabalhamos com uma cobrança simples por cada venda. A avaliação considera o volume total de trabalho e os dados que precisam ser processados.

Em uma estrutura de atendimento, usamos como referência até aproximadamente 2.000 lançamentos, considerando saídas, vendas, devoluções, cancelamentos e outros dados. Acima disso, analisamos a operação e, se o volume adicional exigir mais trabalho, a mensalidade pode ser readequada.

O valor depende do tipo de procedimento, estado e estrutura necessária. Em propostas de abertura ou regularização, informamos previamente o valor total e o que está incluído antes do início do trabalho.

Quando houver taxas públicas ou despesas de terceiros não incluídas no valor apresentado, elas também devem ser informadas previamente.

O certificado digital pode fazer parte do pacote de abertura conforme a proposta apresentada. Em propostas em que ele estiver incluído, isso será informado expressamente no orçamento.

O certificado digital pessoal do sócio, quando necessário em algum procedimento específico, é uma questão diferente do certificado digital da empresa.

A senha pessoal do gov.br não deve ser compartilhada como regra de atendimento. Quando determinado procedimento exigir autenticação, assinatura ou autorização do sócio, o acesso pode ser realizado pelo próprio titular ou por meio do mecanismo de representação/procuração adequado, conforme o procedimento.

A forma correta depende do serviço específico que estiver sendo executado.

Pode existir cobrança anual ou recorrente de taxas municipais e outras obrigações específicas do município, da atividade ou do estado. Esses valores não são universais e podem variar conforme a localização da empresa.

Por isso, antes da abertura informamos os custos que forem identificados para a estrutura escolhida.

Sim. A Escalei atende empresas que já possuem outro contador e desejam transferir sua contabilidade.

O processo é orientado para que as informações e responsabilidades sejam transferidas de forma organizada.

Sim. A Escalei pode atender empresas de outros estados do Brasil, inclusive empresas já constituídas que desejem transferir sua contabilidade.

Para a constituição de uma nova empresa fora de São Paulo, orientamos que o interessado avalie realizar inicialmente a abertura com um escritório contábil da própria região quando houver necessidade de procedimentos presenciais. Depois da abertura e regularização, a contabilidade pode ser transferida.

Não. A Escalei não trabalha com cobrança de 13ª mensalidade de contabilidade.

A empresa é atendida dentro da estrutura técnica da Escalei, com responsabilidade profissional e acompanhamento conforme o serviço contratado.

O formato de atendimento e os canais de suporte são apresentados no processo de contratação e podem variar conforme a operação e o escopo contratado.