Como analisar uma NF-e de compra no e-commerce

Resposta objetiva: o XML é o documento fiscal em si. O DANFE é apenas a representação impressa e resumida — vários campos relevantes para a análise não aparecem nele com o detalhe necessário.

Além disso, é o XML que alimenta a escrituração e a conferência automatizada. Guardar apenas o PDF é um problema recorrente em operações que crescem rápido.

Resposta objetiva: a NF-e é o modelo 55 do Ajuste SINIEF 07/2005, do CONFAZ, e só vale com a Autorização de Uso da Sefaz.

A chave de acesso de 44 dígitos abre pela UF do emitente, o ano e o mês da emissão e o CNPJ de quem emitiu: dá para consultar a nota no portal nacional da NF-e antes de escriturar. Dois prazos entram aqui: o cancelamento só cabe em até 24 horas da autorização e a Carta de Correção Eletrônica, em até 720 horas, não conserta valor, base de cálculo nem destinatário.

Resposta objetiva: o roteiro básico é este:

Resposta objetiva: a classificação fiscal e o tratamento adotado na entrada tendem a ser replicados no cadastro do produto. Se a entrada veio inconsistente e ninguém verificou, a inconsistência passa a sair em todas as notas de venda.

Esse é o mecanismo pelo qual um erro pequeno vira passivo grande: não pela gravidade individual, mas pela repetição automática. Ver também NCM no e-commerce e ICMS-ST.

Resposta objetiva: a nota do optante traz CSOSN no lugar do CST e não destaca o ICMS no campo próprio. O art. 23, §§ 1º e 2º, da Lei Complementar nº 123/2006 permite ao adquirente não optante creditar-se do imposto informado nas informações complementares, se a mercadoria for para comercialização — a Resolução CGSN nº 140/2018 rege a redação do campo.

CSOSN 500 e CST 60 sinalizam imposto já retido; o CEST de sete dígitos do Convênio ICMS 142/2018 confirma o segmento. Na entrada, o CFOP começa por 1 dentro do estado, por 2 quando vem de outra UF e por 3 na importação — ver guia de CFOP. Na EFD ICMS/IPI, a nota cai no registro C100 e os itens, no C170.

Resposta objetiva: sempre que o item for novo no catálogo, o fornecedor for de outro estado, o produto puder estar sujeito à substituição tributária ou a compra for relevante em valor.

Nesses casos, a análise prévia evita comprar com custo fiscal diferente do imaginado e descobrir isso só na hora de precificar. Se a operação envolve outra UF, veja operações interestaduais no e-commerce.

Envie a NF-e/XML para avaliação da nossa equipe antes de tomar uma decisão tributária. Analisamos o documento e apontamos o que precisa de atenção — classificação, CFOP, imposto destacado, ST e natureza da operação — para que a revenda não nasça errada. Fale com a Escalei.

Preciso guardar o XML? Sim. Ele é o documento fiscal e a base da escrituração; o DANFE sozinho não substitui. Guarde por cinco anos: é o prazo do art. 173 do Código Tributário Nacional, com a conservação do art. 195, parágrafo único.

O fornecedor errou um campo. Posso corrigir na minha entrada? A correção é do emitente, conforme o caso. Ajustar apenas no seu sistema cria divergência entre o que foi declarado por cada parte.

Toda nota de entrada precisa ser analisada? Na prática, o esforço se concentra em itens novos, fornecedores novos e mercadorias com potencial de ST.

Isso vale para importação? A lógica é a mesma, com camadas adicionais — ver impostos para importar e revender.

Conferir a entrada é o controle mais barato da operação fiscal. Veja como estruturamos essa rotina em contabilidade para e-commerce ou, se a emissão passa por ERP, em contabilidade para Bling.