Terceirizar a folha: como são os primeiros 60 dias

O escritório precisa conhecer a equipe e o histórico. O que costuma ser pedido:

• cadastro de cada funcionário, com documentos, cargo, salário e data de admissão;
• folhas e recibos dos últimos meses;
• controle de férias: quem tirou, quando, e os períodos pendentes;
• registros de ponto e saldo de horas, quando houver;
• benefícios concedidos e descontos combinados;
• afastamentos em andamento;
• acessos aos sistemas e portais usados pelo responsável anterior.

Se a folha era feita por outro escritório, parte disso é entregue por ele. Vale combinar a transição com antecedência, para que os arquivos venham completos e no formato certo.

Com os dados em mãos, o escritório compara o que recebeu com o que deveria existir. É comum aparecerem pendências:

• cadastros incompletos ou desatualizados;
• férias vencidas ou sem registro;
• horas acumuladas sem controle formal;
• diferença entre o cargo registrado e a função que a pessoa exerce;
• benefícios pagos sem padrão;
• informações enviadas ao governo que não batem com a folha.

A lista não é um julgamento do responsável anterior. É o ponto de partida. Cada item recebe uma prioridade e um prazo, e alguns pedem decisão do dono, porque envolvem custo.

Empresa que cresceu rápido quase sempre tem pendências nessa etapa. É melhor conhecê-las agora, com um plano de correção, do que descobrir em uma rescisão ou em uma fiscalização.

1. Calendário combinado. Data de fechamento do ponto, data-limite de envio das informações, data da prévia e data do pagamento.
2. Folha em paralelo. Quando possível, o novo escritório calcula a mesma folha que o responsável anterior, e as duas são comparadas. Toda diferença é explicada.
3. Prévia conferida. O gestor recebe a prévia antes do pagamento e confere totais e casos fora do padrão.
4. Ajustes. O que deu errado no primeiro mês vira regra para o segundo.

A primeira folha exige mais atenção de todos. Os funcionários também percebem a mudança, no formato do recibo e no canal para tirar dúvidas, e vale avisá-los antes.

• Nomear um responsável. Uma pessoa que centraliza o contato com o escritório.
• Entregar tudo no início. Informação que chega aos poucos atrasa a implantação inteira.
• Decidir sobre as pendências. O escritório aponta; a empresa escolhe o que corrigir primeiro.
• Comunicar a equipe. Quem passa a responder dúvidas sobre pagamento, férias e benefícios.
• Combinar a rotina com os gestores. Cada área precisa saber o que enviar e até quando.

A rotina que fica depois da implantação está em o que enviar ao departamento pessoal todo mês.

• cadastros de todos os funcionários revisados;
• lista de pendências com plano e prazos;
• calendário mensal definido e conhecido pelos gestores;
• primeira folha calculada, conferida e paga sem atraso;
• canal de atendimento funcionando, para a empresa e para a equipe;
• relatório do custo total da equipe, por funcionário e por área.

Se, ao fim do período, a empresa ainda não sabe a quem recorrer ou a folha saiu com erros que se repetem, a implantação não terminou. Vale uma conversa objetiva com o escritório antes de o terceiro mês começar.

Quanto tempo leva para terceirizar a folha de pagamento? Em geral, de um a dois meses: duas semanas de levantamento, duas de conferência e o segundo mês para a primeira folha e os ajustes de rotina.

O que preciso entregar ao novo escritório? Cadastro dos funcionários, folhas dos últimos meses, controle de férias e de ponto, benefícios, afastamentos em andamento e os acessos aos sistemas usados.

É normal aparecerem pendências na implantação? Sim. Cadastros incompletos, férias sem registro e horas sem controle são comuns em empresas que cresceram rápido. O levantamento serve para identificá-las e planejar a correção.

A conta que leva à decisão está em folha interna ou BPO de departamento pessoal. O serviço da Escalei está descrito em BPO de departamento pessoal, e o método de trabalho, em serviços e método de trabalho.