Folha interna ou BPO de departamento pessoal: como comparar

• A pessoa: o custo total de um analista de departamento pessoal, com salário, encargos e benefícios.
• O sistema: a mensalidade do programa de folha e de controle de ponto.
• A cobertura: alguém precisa fazer a folha nas férias e nas faltas do analista.
• A atualização: cursos e tempo para acompanhar as mudanças de regra.
• O risco de concentração: quando só uma pessoa sabe fazer, a saída dela para a rotina.

O último item não aparece em nenhuma planilha, e é o que mais pesa em empresa pequena. A folha não pode atrasar porque alguém adoeceu.

• A mensalidade, geralmente calculada por funcionário ativo.
• Serviços avulsos, quando o contrato cobra à parte admissões, rescisões ou atendimentos fora da rotina.
• O tempo do gestor, que continua enviando as informações do mês e conferindo o resultado.

O terceiro item é importante. Terceirizar não elimina o trabalho interno; reduz. Alguém da empresa precisa ser o ponto de contato, e esse tempo entra na comparação.

Exemplo hipotético, só para mostrar o formato da conta. Os valores reais variam conforme a região, a complexidade da folha e a proposta de cada escritório.

Folha interna: R$ 6.500 de custo total do analista, R$ 350 de sistema e R$ 400 de cobertura e atualização. Total de R$ 7.250 por mês, para qualquer tamanho de equipe até o limite que uma pessoa dá conta. Serviço terceirizado: R$ 55 por funcionário.

Nesse exemplo, o ponto de empate fica perto de 130 funcionários. Abaixo disso, a diferença é grande o bastante para não depender dos números exatos. Perto do empate, a decisão passa a ser de qualidade e de risco, e não de preço.

A favor do serviço terceirizado: uma equipe em vez de uma pessoa, sem parada por férias ou demissão; conhecimento de vários tipos de empresa; atualização por conta do prestador.

A favor da folha interna: resposta imediata, na mesma sala; conhecimento profundo das particularidades da empresa; controle direto sobre prioridades.

Em e-commerce, dois fatores pesam a favor de terceirizar mesmo em equipes médias: a sazonalidade, que multiplica admissões e desligamentos em poucos meses do ano, e os turnos de expedição, que tornam o fechamento do ponto mais trabalhoso.

1. O preço é por funcionário ativo ou por faixa? O que acontece no mês de pico?
2. Admissão e rescisão estão incluídas ou são cobradas à parte?
3. Quem atende, por qual canal e em quanto tempo?
4. Qual é a data-limite para enviar as informações do mês?
5. O que o escritório entrega além da folha: relatórios de custo, avisos de vencimento, apoio em fiscalização?
6. Como é feita a implantação e quanto tempo leva?

Propostas com o mesmo preço por funcionário podem diferir bastante nas respostas às perguntas dois e três.

Vale mais a pena fazer a folha dentro da empresa ou terceirizar? Em equipes pequenas e médias, terceirizar costuma custar bem menos, porque o departamento interno tem custo quase fixo. Em equipes grandes, as duas opções se aproximam.

Terceirizar o departamento pessoal elimina o trabalho interno? Não. Alguém da empresa continua enviando as informações do mês, como admissões, faltas e horas, e conferindo a folha antes do pagamento.

A partir de quantos funcionários compensa ter folha interna? Depende dos preços praticados, mas a conta é simples: divida o custo mensal do departamento interno pelo preço por funcionário do serviço terceirizado.

O que comparar além do preço? O que está incluído, o prazo de atendimento, a data-limite de envio das informações e o que a empresa recebe além da folha calculada.

O serviço da Escalei está descrito em BPO de departamento pessoal. A comparação entre esse serviço, o contábil e o financeiro aparece no artigo sobre a terceirização do financeiro, e o método de trabalho, em serviços e método de trabalho.