O que enviar ao departamento pessoal todo mês

Mesmo quando o ponto é eletrônico e integrado, a conferência continua sendo do gestor. É ele quem sabe se a hora extra foi autorizada e se a falta foi justificada.

Três movimentações não podem esperar o fechamento do mês. Elas têm providências que precisam ser tomadas com antecedência:

• Admissão: avisar antes do primeiro dia de trabalho, com os documentos do novo funcionário.
• Desligamento: avisar assim que a decisão é tomada, antes de comunicar a data final.
• Férias: programar com antecedência, para o cálculo e o pagamento saírem no tempo certo.

Os prazos de cada uma são definidos pelo departamento pessoal, que conhece as exigências aplicáveis. A regra prática para o gestor é uma só: avisar no momento da decisão, e não no dia em que acontece.

1. Funcionário que começou sem aviso. A operação precisava da pessoa e a contratação foi comunicada dias depois.
2. Atestado entregue ao supervisor e esquecido na gaveta. A falta entra como injustificada e o desconto precisa ser devolvido.
3. Comissão informada depois do fechamento. O valor fica para o mês seguinte e o funcionário reclama com razão.
4. Mudança de salário combinada de boca. O gestor prometeu, ninguém formalizou, e a folha sai com o valor antigo.
5. Informação por vários canais. Parte por mensagem, parte por e-mail, parte por telefone. Algo sempre se perde.

Todos têm a mesma solução: um formulário único, um canal único e um responsável por área.

• Durante o mês: admissões, desligamentos e férias comunicados no momento da decisão.
• Dia do fechamento do ponto: uma data fixa, igual todos os meses.
• Dois dias úteis depois: gestores enviam o ponto conferido e as variáveis.
• Antes do pagamento: o departamento pessoal envia a prévia; o gestor confere os totais e os casos fora do padrão.
• Depois do pagamento: dúvidas dos funcionários registradas no mesmo canal.

As datas são ajustadas com quem faz a folha. Em e-commerce, vale adiantar o fechamento do ponto nos meses de pico: mais gente e mais horas extras significam mais tempo de conferência.

A prévia da folha deve ser lida antes do pagamento, e não depois da reclamação. Quatro verificações bastam:

1. o número de funcionários bate com a equipe atual;
2. o total da folha está próximo do mês anterior, ou a diferença tem explicação;
3. quem entrou e quem saiu no mês aparece corretamente;
4. as comissões e os prêmios informados estão lá, com os valores certos.

Erro encontrado na prévia é corrigido sem custo. Erro encontrado depois do pagamento vira acerto no mês seguinte e conversa difícil com o funcionário.

O que o gestor precisa enviar ao departamento pessoal todo mês? O ponto conferido, as faltas e os atestados, as horas extras autorizadas, as comissões e os prêmios, as mudanças de benefícios e as movimentações de pessoal, como admissões, desligamentos e férias.

Quando devo avisar uma admissão? Antes do primeiro dia de trabalho, assim que a contratação é decidida. O departamento pessoal informa o prazo e os documentos necessários.

Por que a folha sai com erro? Na maioria das vezes, porque uma informação não chegou ou chegou depois do fechamento: uma falta não comunicada, uma comissão informada com atraso, uma mudança de salário não formalizada.

Vale a pena conferir a prévia da folha? Vale. Em poucos minutos o gestor confere o número de funcionários, o total e os casos fora do padrão, e evita correções depois do pagamento.

Se a comunicação com a folha depende de uma única pessoa lembrar de tudo, a empresa chegou ao ponto descrito em quando profissionalizar o e-commerce. O serviço da Escalei para essa rotina está em BPO de departamento pessoal, e o método, em serviços e método de trabalho.