Como passar o financeiro do dono para outra pessoa

A coluna da esquerda toma horas por semana. A da direita, minutos. O dono troca muito trabalho por pouco, e fica com a parte que só ele pode fazer.

Durante duas semanas, anote cada tarefa financeira que executa: o que é, em que dia, em qual sistema, quanto tempo leva. O resultado costuma surpreender pelo tamanho.

Dessa lista sai a rotina escrita: tarefas diárias, semanais e mensais, com o passo a passo de cada uma. Sem esse documento, a delegação depende de a pessoa adivinhar, e qualquer ausência dela devolve tudo ao dono.

Por duas a quatro semanas, a pessoa executa e o dono acompanha. A ordem que funciona:

1. primeiro, as tarefas de registro: lançamentos e download de relatórios;
2. depois, a conciliação;
3. por último, a preparação de pagamentos.

Cada erro encontrado nessa fase vira um ajuste na rotina escrita. O objetivo é o documento ficar bom o bastante para uma terceira pessoa assumir no futuro.

• Banco: usuário próprio, com permissão para consultar e preparar pagamentos, sem poder aprovar. A aprovação fica com o dono.
• Marketplaces e meios de pagamento: perfil que acessa relatórios financeiros, sem permissão para alterar dados bancários de saque.
• Sistema de gestão: perfil financeiro, sem acesso a alteração de preços.
• Senhas: nenhuma compartilhada. Cada pessoa com o seu usuário.

Limitar o acesso não é desconfiança. É o que permite delegar com tranquilidade, e protege também quem recebe a função.

A partir daí, o dono deixa de executar e passa a conferir. Três momentos fixos:

• Duas vezes por semana: aprovar os pagamentos preparados, olhando o documento de cada um.
• Uma vez por semana: ler o relatório com saldo, repasses recebidos, contas dos próximos quinze dias e pendências.
• Uma vez por mês: participar do fechamento com a contabilidade.

Se o relatório semanal não chega, ou chega com números que não batem, a delegação ainda não está pronta. O relatório é o instrumento de controle. Enquanto ele funcionar, o dono sabe mais sobre o caixa do que sabia quando fazia tudo sozinho.

A pessoa que recebe a rotina pode ser um funcionário ou uma empresa especializada. As quatro etapas valem para os dois casos.

• Funcionário: está presente, conhece a operação, e a empresa depende dele. Férias e desligamento precisam de substituto treinado.
• Empresa de BPO financeiro: traz método e equipe, sem dependência de uma pessoa, e exige que a empresa envie a informação com disciplina.

O funcionamento do serviço está em BPO financeiro para e-commerce, e a empresa que atua com a Escalei nessa frente está na página de parceiros.

O que delegar primeiro no financeiro? As tarefas de registro: lançar contas, baixar relatórios e extratos. Depois a conciliação e, por último, a preparação dos pagamentos.

O que o dono não deve delegar? A aprovação dos pagamentos no banco, a decisão sobre prioridades quando o caixa aperta e a leitura dos relatórios semanal e mensal.

Como delegar sem perder o controle do caixa? Limitando os acessos à função de cada pessoa, mantendo a aprovação dos pagamentos e exigindo um relatório semanal com saldo, recebimentos, contas a vencer e pendências.

Quanto tempo leva a transição? De um a dois meses: duas semanas para escrever a rotina, duas a quatro para fazer junto e o restante para ajustar o relatório e os acessos.

Se o financeiro só anda quando o dono está, a empresa está no ponto descrito em quando profissionalizar o e-commerce. Para ter o fechamento mensal que completa essa rotina, conheça a contabilidade para e-commerce e marketplaces da Escalei.