Pré-venda e venda por encomenda: o efeito no caixa

Na venda comum, a empresa paga a mercadoria antes de receber, e precisa de capital para isso. Na pré-venda, a ordem se inverte: o dinheiro entra primeiro.

O saldo na conta sobe sem que haja lucro. Esse saldo tem três destinos já definidos:

• pagar o fornecedor ou a produção;
• pagar frete, tarifas e impostos da venda;
• devolver o valor dos pedidos que forem cancelados.

O que sobra depois dos três é a margem, e ela só existe de fato quando o produto é entregue. Tratar o saldo inteiro como dinheiro disponível é o erro que quebra operações de encomenda em crescimento: a venda nova paga a entrega da venda antiga, até o mês em que as vendas caem.

Exemplo hipotético: 100 pedidos de R$ 200, recebidos antes da produção.

Dos R$ 20.000 na conta, R$ 15.500 já têm destino. E há os cancelamentos: se 12% desistirem antes da entrega, são R$ 2.400 a devolver. Se a produção desses doze pedidos já foi paga, a empresa fica com doze unidades em estoque e R$ 1.320 de custo a recuperar.

1. Saldo de pedidos a entregar. Uma lista com cada pedido pago e ainda não entregue, e o valor total. É quanto a empresa deve em produto.
2. Reserva separada. O custo dos pedidos a entregar fica em conta ou aplicação à parte até o pagamento ao fornecedor. O que está misturado no caixa do dia a dia acaba usado.
3. Taxa de cancelamento por prazo. Quantos pedidos são cancelados conforme a espera aumenta. É o número que indica até quanto tempo de entrega o cliente aceita.

Com os três, o dono responde a qualquer momento: quanto do saldo é meu, quanto é do fornecedor e quanto ainda pode voltar para o cliente.

O prazo é a variável que mais afeta o resultado. Atraso gera cancelamento, reclamação e, em marketplace, perda de reputação.

• Prometer com folga. O prazo informado inclui a produção, o transporte até a empresa, a conferência e o envio, mais uma margem para imprevistos.
• Avisar antes de atrasar. Cliente informado com antecedência cancela menos do que o que descobre sozinho.
• Conferir a regra do canal. Cada marketplace tem limite para o prazo de envio e condições próprias para anúncios sob encomenda.

Outro risco do prazo longo é o custo subir entre a venda e a compra. Preço fechado com o fornecedor antes de abrir a pré-venda elimina essa incerteza.

A favor: não há estoque parado nem capital imobilizado; a demanda é conhecida antes da compra; produtos personalizados ou de nicho ficam viáveis.

Contra: a conversão é menor, porque muitos compradores não esperam; o atendimento aumenta; qualquer falha do fornecedor atinge todos os pedidos ao mesmo tempo.

Uma combinação comum é usar a pré-venda para testar um produto novo. Se as encomendas confirmam a procura, a empresa passa a manter estoque. A pré-venda mede a demanda com dinheiro real, e não com intenção declarada.

O momento de emitir a nota fiscal em venda com entrega futura tem regra própria, que varia com a operação. É um ponto a definir com a contabilidade antes de abrir a primeira pré-venda.

O dinheiro da pré-venda já é da empresa? Ele está na conta, mas corresponde a uma obrigação de entrega. Parte paga o produto e os custos da venda, e parte pode ter de ser devolvida a quem cancelar.

Quanto reservar do valor recebido em pré-venda? No mínimo o custo do produto e das despesas de venda dos pedidos ainda não entregues, mais o valor esperado de cancelamentos, estimado pela taxa histórica.

Qual o maior risco da venda por encomenda? Usar o dinheiro dos pedidos novos para custear a entrega dos antigos. Quando as vendas caem, falta caixa para cumprir o que já foi vendido.

O saldo de pedidos a entregar entra como compromisso no fluxo de caixa. O modelo oposto, em que a empresa paga antes de receber, está em capital de giro no e-commerce. Para registrar corretamente os valores recebidos antes da entrega, conheça a contabilidade para e-commerce e marketplaces da Escalei.