Contador interno ou contabilidade terceirizada: como decidir

A contabilidade de uma empresa reúne várias especialidades: fiscal, contábil, folha de pagamento, societária, e o conhecimento dos sistemas usados em cada uma. Um escritório divide isso entre pessoas diferentes.

Um único contador interno:

• domina bem uma ou duas dessas áreas, raramente todas;
• tira férias e adoece, e a rotina não pode parar;
• precisa se atualizar sozinho sobre mudanças de regras;
• concentra todo o conhecimento sobre a empresa em uma pessoa.

Em compensação, está presente, conhece a operação em detalhe e responde na hora. Para as decisões do dia a dia, essa proximidade tem muito valor.

A passagem de um estágio para outro não tem um faturamento exato. Ela acontece quando o volume de informação que precisa ser organizado dentro da empresa, antes de chegar à contabilidade, passa a ocupar alguém em tempo integral.

A divisão que funciona:

A pessoa interna não precisa ser contadora. Um analista fiscal ou financeiro, bem orientado pelo escritório, cumpre a função. O resultado é informação que chega limpa e no prazo, e um fechamento mais rápido e mais confiável.

Comparar o salário de um contador com o honorário do escritório engana, por três motivos:

1. O custo da pessoa é maior que o salário. Encargos, benefícios, férias e substituição entram na conta.
2. O contador interno não elimina o custo externo. Sistemas contábeis, folha e consultas especializadas continuam sendo pagos.
3. O risco tem preço. A saída da única pessoa que conhece tudo pode parar a empresa por semanas.

No modelo misto, o custo sobe em relação à terceirização completa: soma-se uma pessoa ao honorário. O que se compra com essa diferença é tempo do dono, velocidade no fechamento e menos erro na origem. A decisão faz sentido quando esses três já estão custando mais do que o salário do analista.

• o dono, ou alguém do financeiro, gasta dias por mês separando documentos para a contabilidade;
• o fechamento atrasa por falta de informação, e não por falha do escritório;
• erros de cadastro fiscal e de emissão de nota se repetem;
• a empresa abriu filial, entrou em novo regime ou passou a vender em muitos estados;
• sócios ou bancos passaram a pedir relatórios com frequência.

Antes de contratar, vale conferir se o problema é mesmo de estrutura, ou se o serviço atual é que está aquém, como descrito em contabilidade terceirizada: como avaliar o serviço. Uma pessoa interna não corrige um escritório que não entrega.

Vale a pena ter um contador dentro da empresa? Para empresas pequenas, raramente. Para as médias, o mais comum é ter um analista interno cuidando do dia a dia e manter o escritório para apuração, obrigações e especialidades.

Um contador interno substitui o escritório de contabilidade? Só em parte. Uma pessoa dificilmente domina todas as áreas, e a empresa fica dependente dela. Por isso mesmo empresas grandes mantêm apoio externo.

Quando passar do modelo terceirizado para o misto? Quando organizar a informação dentro da empresa passa a ocupar alguém em tempo integral e o fechamento atrasa por falta de dados.

O funcionamento da contabilidade terceirizada está em BPO contábil: o que é e como funciona. A forma como a Escalei trabalha com a equipe interna dos clientes está em serviços e método de trabalho.