Contabilidade terceirizada: como avaliar o serviço

1. Guias com antecedência. Os impostos chegam dias antes do vencimento, com o valor explicado.
2. Fechamento em dia. O resultado de um mês está pronto dentro do mês seguinte.
3. Resposta no prazo. Dúvidas do dia a dia são respondidas no tempo combinado, por alguém que conhece a empresa.
4. Pendências apontadas. O escritório informa o que ficou sem documento e o que não conseguiu classificar.
5. Aviso antes do problema. Proximidade de um limite de faturamento, mudança de regra, vencimento de certidão.
6. Números que batem. O saldo de bancos da contabilidade é igual ao do extrato, e a receita registrada é coerente com as vendas.

Os três primeiros são o mínimo. Os três últimos separam o escritório que cumpre obrigação do que ajuda a administrar.

Não é preciso sistema. Uma anotação mensal das três, em uma planilha, mostra a tendência em um trimestre. A referência exata é a que foi combinada com o escritório; se nada foi combinado, esse é o primeiro ponto a resolver.

Antes de concluir que o serviço é ruim, vale conferir o que a empresa entrega ao escritório:

• os documentos chegam completos e na data combinada?
• as perguntas do escritório são respondidas?
• há uma pessoa responsável pelo contato?
• as despesas têm documento?

Fechamento atrasado é, com frequência, consequência de envio atrasado. A lista do que mandar e quando está em o que enviar para a contabilidade todo mês. Se a empresa cumpre a parte dela e os sinais continuam ruins, o problema está do outro lado.

• Multa por atraso em declaração ou guia que dependia do escritório.
• Guia com valor muito diferente do habitual, sem explicação.
• Ninguém sabe dizer a margem da empresa ou por que o imposto subiu.
• Troca frequente de quem atende, com perda do histórico a cada mudança.
• Desconhecimento do seu canal de venda: repasse de marketplace tratado como receita, sem conciliação.

O último é específico de e-commerce e o mais caro. Quando o valor repassado é registrado como venda, a receita fica errada e tudo o que vem depois também.

1. Levar os fatos. As três medidas anotadas e os casos concretos, com datas.
2. Perguntar a causa. Falta de documento, troca de equipe, escopo mal definido.
3. Combinar prazos por escrito para guias, fechamento e respostas.
4. Dar um período para a correção, de dois ou três meses, e acompanhar as mesmas medidas.

Muitas relações melhoram depois de uma conversa com dados. Quando não melhoram, a decisão de trocar passa a ter base, e o caminho está em como trocar de contador. Os critérios para a nova escolha estão em como escolher um contador para e-commerce.

Como saber se minha contabilidade é boa? Observando se as guias chegam com antecedência, se o fechamento sai no mês seguinte, se as dúvidas são respondidas no prazo, se as pendências são apontadas e se os números batem com extratos e vendas.

Em quanto tempo a contabilidade deve fechar o mês? O ideal é dentro do mês seguinte, em data combinada. Fechamento com vários meses de atraso serve para cumprir obrigação, e não para decidir.

O atraso do fechamento é sempre culpa do contador? Não. Muitas vezes os documentos chegaram incompletos ou fora do prazo. Vale conferir a parte da empresa antes de avaliar o escritório.

Quando é hora de trocar de contador? Quando, depois de uma conversa com fatos e de um período para correção, os prazos continuam sendo descumpridos ou o escritório demonstra não conhecer o seu tipo de operação.

Os prazos, as entregas mensais e a forma de atendimento estão em serviços e método de trabalho.