Controles simples contra fraude no financeiro do e-commerce

O golpe é simples. Alguém se passa pelo fornecedor e avisa, por e-mail ou mensagem, que os pagamentos devem ir para outra conta. O boleto ou a transferência seguinte vai para o golpista.

Trava: nenhuma mudança de dados bancários é aceita pelo mesmo canal em que foi pedida. A confirmação é feita por telefone, em um número que a empresa já tinha, com uma pessoa conhecida. O cadastro só é alterado depois, por alguém diferente de quem recebeu o pedido.

Vale também conferir, em todo pagamento, se o nome do favorecido que aparece na tela do banco é o do fornecedor.

Reembolso é dinheiro saindo com poucos cliques. O risco vai do erro repetido ao desvio: reembolso para pedido que não foi devolvido, ou para conta de conhecido.

Travas:

• limite de valor que cada atendente pode reembolsar sozinho; acima dele, aprovação de outra pessoa;
• todo reembolso ligado a um pedido e a um motivo registrado;
• relatório semanal de reembolsos por atendente, lido por quem não os concedeu;
• conferência por amostragem: o produto voltou?

O relatório por pessoa é o controle mais barato e o mais eficaz. Padrões estranhos aparecem em poucas semanas.

Trava de dupla aprovação. Uma pessoa prepara o pagamento, com o documento que o justifica. Outra aprova no banco. Os bancos oferecem esse recurso nas contas de empresa.

Outros cuidados:

• pagamento só com nota, boleto ou contrato correspondente;
• fornecedor novo cadastrado por uma pessoa e aprovado por outra;
• conciliação bancária feita por quem não efetuou os pagamentos;
• atenção a boletos de valor quebrado e a cobranças de serviços que ninguém contratou.

Em empresa de um dono e um funcionário, o dono é a segunda aprovação. O que não funciona é a mesma pessoa cadastrar, pagar e conciliar.

Cartão. Cada cartão com um responsável e um limite. Toda despesa com comprovante entregue antes do fechamento da fatura. Fatura conferida linha por linha por outra pessoa. Assinaturas de sistemas revistas a cada trimestre, porque continuam sendo cobradas depois que ninguém mais usa.

Acessos. Usuário individual em banco, marketplace e sistema de gestão, nunca senha compartilhada. Permissão mínima para a função: quem atende não precisa transferir dinheiro. Acesso cancelado no dia em que a pessoa sai da empresa.

Senha compartilhada impede saber quem fez o quê. Com ela, nenhum dos outros controles funciona.

Um preço alterado por engano, ou um cupom de desconto alto criado sem controle, gera dezenas de pedidos com prejuízo antes que alguém perceba.

Travas:

• poucas pessoas com permissão para alterar preço e criar cupom;
• preço mínimo cadastrado por produto, quando o sistema permite;
• relatório diário de alterações de preço e de cupons criados;
• alerta para pedidos com margem negativa.

Quando a alteração é feita por integração automática entre sistemas, a regra é a mesma: alguém precisa receber o relatório do que mudou.

1. Hoje: acabar com senhas compartilhadas e ativar a dupla aprovação no banco.
2. Nesta semana: combinar a regra de confirmação por telefone para mudança de dados bancários.
3. Neste mês: definir limites de reembolso e começar o relatório semanal por atendente.
4. Todo trimestre: rever quem tem acesso a quê e quais assinaturas estão sendo pagas.

Esses controles protegem também contra o erro honesto, que é mais frequente que a fraude. E protegem a equipe: onde há conferência, ninguém fica sob suspeita quando um número não bate.

Como evitar o golpe da troca de conta bancária do fornecedor? Nunca aceite a mudança pelo mesmo canal em que foi pedida. Confirme por telefone, em um número que a empresa já tinha, e só então altere o cadastro.

O que é dupla aprovação de pagamentos? É a regra em que uma pessoa prepara o pagamento e outra aprova no banco. Nenhuma das duas consegue concluir a operação sozinha.

Como controlar reembolsos no e-commerce? Com limite de valor por atendente, registro do pedido e do motivo, e um relatório semanal de reembolsos por pessoa, lido por quem não os concedeu.

Empresa pequena consegue ter esses controles? Sim. Com duas pessoas já é possível separar quem prepara de quem aprova. O essencial é que ninguém cadastre, pague e concilie sozinho.

A primeira separação, entre o dinheiro do dono e o da empresa, está em como separar finanças pessoais e da empresa. A conferência que complementa essas travas está em rotina financeira semanal. Para ter a conciliação feita por uma equipe externa, conheça a contabilidade para e-commerce e marketplaces da Escalei.