Reserva de caixa para a sazonalidade do e-commerce

As vendas oscilam ao longo do ano. Os custos fixos, não. Aluguel, folha, sistemas e contabilidade custam o mesmo em fevereiro e em novembro.

Nos meses fortes, a margem das vendas cobre os custos fixos com sobra. Nos fracos, pode não cobrir. Se a sobra dos meses bons foi toda distribuída ou aplicada em estoque, a empresa chega ao mês fraco sem caixa e recorre a antecipação ou a crédito, que custam caro.

1. Levantar, para cada mês do último ano, a margem de contribuição total: o que sobrou das vendas depois de mercadoria, comissões, frete e impostos sobre a venda.
2. Subtrair os custos fixos do mês.
3. Marcar os meses em que o resultado ficou negativo.
4. Somar os negativos seguidos. A maior sequência é o tamanho do vale.
5. Acrescentar uma folga, para o ano que vier pior que o anterior.

Exemplo hipotético, com custos fixos de R$ 60.000 por mês:

O vale vai de janeiro a março e soma R$ 45.000. Com 20% de folga, a reserva é de R$ 54.000. Ela sai com folga dos R$ 120.000 que novembro e dezembro deixaram.

• Compra de estoque para o pico. A mercadoria da alta temporada é paga antes de ser vendida. Se a compra de outubro não cabe no caixa normal, a diferença também precisa estar reservada.
• Devoluções do pico. Parte das vendas de novembro e dezembro volta em janeiro, justamente no mês fraco.
• Despesas anuais. Décimo terceiro, férias coletivas, renovações de sistemas e seguros que vencem em data fixa.
• Impostos sobre as vendas do pico. O imposto do mês forte é pago no mês seguinte, quando a venda já caiu.

O último item pega muita gente desprevenida. O caixa de dezembro parece folgado porque o imposto de dezembro ainda não saiu.

Formar com regra. Uma parcela fixa da sobra dos meses fortes vai para a reserva antes de qualquer distribuição de lucro ou compra extra de estoque. Regra definida antes do pico é mais fácil de cumprir do que decisão tomada com o caixa cheio.

Guardar separado. A reserva fica em uma conta ou aplicação diferente da conta do dia a dia, com resgate rápido. Dinheiro misturado com o caixa operacional acaba usado.

Usar com critério. A reserva cobre os custos fixos dos meses fracos. Usá-la para aproveitar uma oportunidade de compra é outra decisão, que precisa de outra conta.

Repor. No pico seguinte, a reserva volta ao tamanho definido antes de qualquer outra destinação.

Se o vale é maior do que a sobra dos meses fortes, a reserva não fecha a conta, por maior que seja a disciplina. O problema então é de estrutura, e as saídas são outras:

• reduzir custos fixos, transformando parte deles em variáveis;
• desenvolver produtos ou canais que vendam nos meses fracos;
• renegociar prazos com fornecedores para o período de baixa;
• rever preços, se a margem dos meses fortes está baixa demais.

A tabela do cálculo já mostra esse diagnóstico: basta somar os doze meses. Se o total do ano é negativo ou próximo de zero, a questão não é sazonalidade.

Como calcular a reserva de caixa para os meses fracos? Para cada mês, subtraia os custos fixos da margem de contribuição das vendas. Some os resultados negativos seguidos e acrescente uma folga. Esse é o tamanho da reserva.

Quando devo formar a reserva? Nos meses de maior venda, separando uma parcela da sobra antes de distribuir lucro ou de ampliar as compras de estoque.

Onde guardar a reserva de sazonalidade? Em conta ou aplicação separada da conta do dia a dia, com resgate rápido. Misturada ao caixa operacional, ela tende a ser gasta.

A reserva de sazonalidade é o mesmo que capital de giro? Não. O capital de giro financia estoque e prazo de recebimento o ano todo. A reserva de sazonalidade cobre os custos fixos nos meses em que as vendas caem.

A projeção que alimenta essa conta está em fluxo de caixa no e-commerce, e a necessidade permanente de recursos, em capital de giro no e-commerce. Para ter margem e custos fixos mês a mês, conheça a contabilidade para e-commerce e marketplaces da Escalei.