Black Friday: como preparar o financeiro do e-commerce

Exemplo hipotético de uma operação que compra R$ 150.000 em estoque para o pico e vende R$ 400.000 em novembro:

O ponto mais apertado costuma ser a segunda quinzena de novembro: o estoque e os anúncios já foram pagos, e o dinheiro das vendas ainda não chegou.

1. Definir a meta com base no ano anterior. Vendas, margem e devoluções do último pico, produto por produto.
2. Decidir o que comprar. Concentrar a compra nos itens que venderam com margem, e não nos que venderam mais.
3. Calcular o caixa da compra. Quanto sai, em que data, e de onde vem.
4. Negociar prazo com fornecedores. Um prazo que vença depois dos repasses de dezembro reduz a necessidade de crédito.
5. Verificar o limite de faturamento. Um novembro muito forte pode levar a empresa a ultrapassar o teto do seu enquadramento no ano. Vale conversar com o contador antes, e não em janeiro.

A decisão mais importante do pico é tomada antes dele: até onde cada produto pode baixar. Para cada item da campanha, calcule a margem de contribuição no preço promocional, com comissão, frete, impostos e anúncio.

O resultado é uma lista com três colunas: preço normal, preço mínimo e margem no preço mínimo. Durante a campanha, ninguém baixa preço além da lista, mesmo com o concorrente baixando.

A conta de quanto o volume precisa crescer para compensar o desconto está em campanha relâmpago no marketplace. Ela vale para qualquer promoção.

• Acompanhar a margem, e não só o faturamento. Uma conferência diária dos produtos mais vendidos e do preço praticado.
• Controlar a verba de anúncio contra o estoque. Anúncio em produto que está acabando compra uma ruptura.
• Baixar os relatórios de venda e de repasse todos os dias. O volume do pico torna a conferência posterior muito mais difícil.
• Registrar as despesas extras. Equipe temporária, horas adicionais, embalagem e frete emergencial são custos do pico e entram na conta dele.

1. Reservar o imposto de novembro. O valor sai em dezembro e é proporcional à venda do pico. Separar no momento em que os repasses entram evita o aperto.
2. Provisionar as devoluções. Guardar um percentual da receita do pico, com base na taxa de devolução do ano anterior.
3. Conferir os repasses. No volume do pico, tarifas e retenções indevidas passam com mais facilidade.
4. Apurar o resultado real. Receita do pico, menos todos os custos, incluindo os extras e as devoluções que chegaram até janeiro.
5. Formar a reserva para o início do ano. O cálculo está em reserva de caixa para a sazonalidade.

O quarto item só pode ser fechado no fim de janeiro. Avaliar a Black Friday em 30 de novembro, pelo faturamento, é a forma mais comum de repetir no ano seguinte uma campanha que deu prejuízo.

Como preparar o caixa para a Black Friday? Coloque em um calendário as datas de pagamento do estoque, dos anúncios e da equipe extra, e as datas previstas dos repasses. A diferença entre saídas e entradas em cada data mostra quanto de caixa ou de prazo é necessário.

Como definir o desconto máximo de cada produto? Calculando a margem de contribuição no preço promocional, com comissão, frete, impostos e anúncio. O preço mínimo é aquele que ainda deixa a margem que a empresa aceita.

Quando avaliar o resultado da Black Friday? No fim de janeiro, quando as devoluções e as trocas do pico já foram registradas. O faturamento de novembro, sozinho, não mostra se a campanha deu lucro.

A Black Friday pode mudar meu enquadramento tributário? Pode, se o faturamento do ano ultrapassar o limite do regime ou do porte atual. Vale simular com o contador antes do pico.

Para ter os números do pico fechados no prazo, com margem por canal e por produto, conheça a contabilidade para e-commerce e marketplaces da Escalei.