Venda parcelada e repasse em outro mês: como acompanhar

Três situações separam a venda do recebimento:

• Prazo de repasse. O marketplace libera o valor alguns dias depois da entrega, e a venda do fim do mês entra no mês seguinte.
• Parcelamento. Em alguns meios de pagamento, a venda parcelada é repassada parcela a parcela, ao longo de meses.
• Retenções. Pedido com reclamação ou devolução em andamento fica parado até o desfecho.

O resultado é que o dinheiro de um mês mistura vendas de vários meses. Olhar só o total recebido não diz se as vendas do mês foram pagas.

Cenário hipotético. A empresa vendeu R$ 200.000 em outubro e viu R$ 190.000 entrarem na conta no mesmo mês.

Das vendas de outubro, R$ 80.000 ainda não entraram. Parte são tarifas que serão descontadas, e o restante entra em novembro e nos meses seguintes. É esse saldo que a agenda acompanha.

Sem a separação, a empresa conclui que recebeu 95% do que vendeu. Com ela, vê que recebeu 60% das vendas do mês e que ainda tem um valor relevante para conferir.

Uma linha por pedido, ou por parcela, com cinco colunas:

1. número do pedido e canal;
2. data da venda e valor;
3. data prevista do repasse, pela regra do canal;
4. valor líquido esperado, depois das tarifas;
5. data e valor do repasse efetivo.

Agrupada pelo mês previsto, a planilha vira um calendário: quanto entra em novembro, quanto em dezembro, quanto em janeiro. Esse calendário é a entrada mais confiável da projeção de caixa.

Em volumes grandes, o trabalho é feito por sistema, com os relatórios de vendas e de repasses importados. A lógica é a mesma.

• A receber por mês. O que está previsto para entrar em cada um dos próximos meses.
• Atrasados. Pedidos cuja data prevista passou e que não foram pagos. Cada um tem um motivo: retenção, devolução, erro ou esquecimento da plataforma.
• Diferenças. Pedidos pagos com valor diferente do esperado, para conferência das tarifas.

O segundo é o que mais recupera dinheiro. Pedido atrasado que ninguém acompanha tende a ser esquecido pelas duas partes. Os motivos de retenção estão em saldo bloqueado, retido ou negativo.

No último dia do mês, a agenda responde a duas perguntas que o extrato bancário não responde:

• Quanto a empresa tem a receber? A soma de tudo o que foi vendido e ainda não foi pago. É um valor que pertence à empresa e precisa aparecer nos números do mês.
• De quais vendas? A lista por pedido, que permite conferir cada entrada do mês seguinte.

A contabilidade usa esse saldo no fechamento. Quando ele não existe, a venda acaba registrada pelo que entrou na conta, e o resultado de cada mês fica distorcido: meses de venda forte parecem fracos, e o contrário. A diferença entre registrar pela venda e pelo recebimento está em regime de caixa ou competência.

Por que recebo em um mês o que vendi no anterior? Porque o marketplace repassa o valor alguns dias depois da entrega, e vendas parceladas podem ser pagas em parcelas ao longo de meses. A venda do fim do mês quase sempre é recebida no mês seguinte.

O que é agenda de recebíveis? É a lista do que a empresa tem a receber, com o pedido de origem, o valor esperado e a data prevista de cada repasse.

Como saber se todas as vendas do mês foram pagas? Comparando, pedido a pedido, a data e o valor previstos com o repasse efetivo. Os pedidos com data vencida e sem pagamento formam a lista de atrasados.

O que fazer com o saldo a receber no fim do mês? Informar à contabilidade, com a lista por pedido. Ele faz parte dos números do mês e é a base para conferir os recebimentos do mês seguinte.

Para ter a agenda de recebíveis conferida dentro do fechamento mensal, conheça a contabilidade para e-commerce e marketplaces da Escalei.