Como ler o balancete mensal sem ser contador

As contas aparecem em quatro grupos:

• Ativo: o que a empresa tem. Dinheiro em banco, valores a receber, estoque, equipamentos.
• Passivo: o que a empresa deve. Fornecedores, impostos, salários, empréstimos.
• Receitas: o que foi vendido no período.
• Custos e despesas: o que foi gasto para vender e para manter a empresa.

Cada linha costuma ter quatro colunas: saldo anterior, entradas do mês, saídas do mês e saldo atual. Para uma primeira leitura, olhe só a última.

A linha de bancos é o teste mais simples. Se o saldo do balancete é diferente do extrato, faltou lançar alguma coisa, e os demais números ficam em dúvida.

• Conta com nome genérico e saldo alto. Linhas como "valores a classificar" ou "outras contas" guardam o que a contabilidade não conseguiu identificar. Saldo crescente ali significa documento faltando.
• Caixa ou banco negativo. Dinheiro não fica negativo em conta sem limite. É sinal de lançamento errado ou incompleto.
• Estoque que não muda. Mesmo valor por vários meses, em empresa que compra e vende, indica que o estoque não está sendo atualizado.
• Valores a receber muito acima do saldo dos canais. Vendas antigas que já foram recebidas, estornadas ou perdidas, e não foram baixadas.
• Adiantamentos antigos. Valor adiantado a fornecedor ou a sócio há meses, sem acerto.
• Resultado muito diferente do esperado. Lucro alto em mês que você sabe que foi fraco, ou o contrário.

Nenhum desses sinais prova erro. Cada um é uma pergunta a fazer.

1. O saldo de bancos está conciliado com os extratos de todas as contas?
2. O que compõe o saldo de valores a receber? Há vendas com mais de sessenta dias?
3. De onde veio o valor do estoque: de inventário, do sistema ou de estimativa?
4. O que há na conta de valores a classificar, e o que falta para zerá-la?
5. Por que o resultado deste mês ficou diferente do mês anterior?

Um bom escritório responde a essas perguntas sem dificuldade. Resposta vaga, repetida por vários meses, diz algo sobre a qualidade do fechamento.

Os dois se completam. O demonstrativo de resultado mostra se o mês deu lucro e de onde ele veio. O balancete mostra onde esse lucro está: em dinheiro, em estoque, em valores a receber.

Empresa que dá lucro e vive sem caixa encontra a explicação no balancete: o resultado virou estoque ou está parado em valores a receber. A leitura do resultado está em DRE do e-commerce.

O que é um balancete? É um relatório mensal que lista todas as contas da empresa com seus saldos: o que ela tem, o que deve, o que vendeu e o que gastou no período.

O que o dono da empresa deve conferir no balancete? Seis linhas: bancos, valores a receber, estoque, fornecedores, impostos a pagar e resultado do mês, comparando cada uma com o que ele conhece da operação.

O saldo de bancos do balancete deve ser igual ao extrato? Sim. No último dia do mês, o saldo contábil de cada conta bancária deve ser igual ao do extrato. Diferença indica lançamento faltando ou errado.

Com que frequência devo receber o balancete? Todo mês, de preferência dentro do mês seguinte. Balancete que chega com vários meses de atraso serve para cumprir obrigação, e não para decidir.

O balancete é uma das entregas descritas em BPO contábil: o que é e como funciona. A rotina da Escalei está em serviços e método de trabalho.