O que enviar para a contabilidade todo mês no e-commerce

Quando o sistema de gestão está integrado à contabilidade, parte disso chega sozinha. O que nunca chega sozinho são os relatórios de repasse dos canais, as despesas pagas por fora do sistema e a posição de estoque em centros de distribuição de terceiros.

Relatório de repasses. O relatório de vendas mostra o que foi vendido. O de repasses mostra o que foi descontado: comissão, tarifa, frete, anúncios e devoluções. Sem ele, a contabilidade enxerga o dinheiro que entrou, mas não sabe explicar a diferença para a venda. A importância disso está em conciliação de recebíveis.

Posição de estoque. Sem o estoque do fim do mês, o custo do que foi vendido vira estimativa, e o lucro também.

Os dois têm prazo curto para ser baixados em algumas plataformas. Vale fazer o download no primeiro dia útil do mês e guardar.

1. Dia 1 a 3: baixar os relatórios de vendas e de repasses de todos os canais e os extratos.
2. Dia 3 a 5: reunir notas de compra e de despesa que não entraram pelo sistema; tirar a posição de estoque.
3. Até o dia 5: enviar tudo de uma vez, em uma pasta com o mês no nome.
4. Dia 5 a 10: responder às dúvidas da contabilidade sobre lançamentos sem identificação.

As datas são uma referência e devem ser ajustadas com o seu contador. O ponto central é ter um responsável e uma data fixa. Envio em partes, espalhado pelo mês, é o que mais gera retrabalho nos dois lados.

• Extrato de uma conta esquecida. A conta da carteira digital ou a conta antiga que ainda recebe um repasse.
• Despesa sem documento. Pagamento que aparece no extrato sem nota nem recibo. A contabilidade não tem como classificar.
• Despesa pessoal na conta da empresa. Precisa ser identificada como retirada do sócio, e não como despesa do negócio.
• Nota de compra que não chegou. O fornecedor emitiu, a mercadoria entrou, e a nota ficou no e-mail de alguém.
• Devolução sem registro. O produto voltou e ninguém avisou. A venda continua contando.

Uma lista de conferência com esses cinco itens, marcada antes do envio, resolve a maior parte dos pedidos de complemento.

O envio é uma via de mão dupla. Em troca do pacote completo no prazo, a empresa deve receber, todo mês:

• as guias de imposto com antecedência do vencimento;
• o resultado do mês, com receita, custos e lucro;
• a lista de pendências: o que ficou sem documento e precisa ser resolvido;
• um aviso quando algum número foge do padrão.

Se a contabilidade recebe tudo em dia e mesmo assim os relatórios não chegam, o problema está do outro lado, e é hora de conversar sobre o serviço.

O que o e-commerce deve enviar à contabilidade todo mês? Relatórios de vendas e de repasses de cada canal, notas emitidas e recebidas, extratos de todas as contas, comprovantes de despesa e a posição de estoque do último dia do mês.

Até que dia devo enviar os documentos ao contador? O ideal é nos primeiros dias do mês seguinte, em data combinada com o escritório. Quanto mais cedo, mais cedo saem as guias e o resultado.

Preciso enviar o relatório de repasses do marketplace? Sim. Ele mostra comissões, tarifas, fretes e devoluções descontados. Sem ele, não é possível explicar a diferença entre o valor vendido e o valor recebido.

O sistema integrado dispensa o envio de documentos? Dispensa parte. Relatórios de repasse, despesas pagas fora do sistema e estoque em centros de distribuição de terceiros continuam precisando ser enviados.

Se o problema é a contabilidade atual, a entrega de documentos na mudança de escritório é outra lista, descrita em como trocar de contador. A rotina mensal da Escalei está em serviços e método de trabalho.