Automação no e-commerce: como calcular o prazo de retorno

• Horas liberadas. O tempo que a equipe deixa de gastar na tarefa, multiplicado pelo custo da hora.
• Erros evitados. O número de erros a menos, multiplicado pelo custo de cada um.
• Capacidade. A operação passa a suportar mais pedidos sem contratar.
• Velocidade. Pedido despachado antes, fechamento entregue antes, cliente respondido antes.

Os dois primeiros entram na conta com número. Os dois últimos são reais e precisam de uma estimativa conservadora, ou ficam de fora, como margem de segurança.

• Compra ou implantação: licença, equipamento, configuração.
• Mensalidade: o custo recorrente do sistema.
• Integração: ligar a ferramenta nova ao que a empresa já usa.
• Treinamento: as horas da equipe aprendendo.
• Adaptação: as semanas em que a operação fica mais lenta, e não mais rápida.
• Manutenção: ajustes quando uma plataforma muda uma regra.

Os três primeiros estão na proposta do fornecedor. Os três últimos, não, e costumam somar um valor parecido.

Cenário hipotético: sistema de conferência na expedição, com leitura de código em cada pedido. A operação despacha 3.000 pedidos por mês.

Com R$ 9.000 de implantação, treinamento e adaptação, o investimento volta em pouco menos de quatro meses.

Note que a maior parte do ganho veio dos erros evitados, e não das horas. É o padrão em automação de expedição e de conciliação: o erro custa mais do que o tempo.

Sessenta horas por mês são pouco mais de um terço de uma pessoa. Se essa pessoa continua na empresa, com o mesmo custo, a economia de R$ 1.320 não aparece em lugar nenhum.

A hora liberada vale dinheiro em três situações:

1. evita uma contratação que seria necessária com o crescimento;
2. reduz horas extras ou trabalho temporário;
3. é usada em algo que gera resultado, como melhorar anúncios ou atender mais rápido.

Se nenhuma das três acontece, a conta honesta considera só os erros evitados. No exemplo, o ganho líquido cairia para R$ 1.200 por mês, e o retorno iria para sete meses e meio. Ainda positivo, e bem diferente do prometido.

• Processo ruim automatizado continua ruim, só que mais rápido. Vale arrumar o processo antes.
• Volume mínimo. A mensalidade é fixa. Abaixo de certo número de pedidos, a ferramenta custa mais do que economiza.
• Dependência. Quanto custa sair, e os dados podem ser levados?
• Período de teste. Medir horas e erros antes e depois, com os mesmos critérios.
• Quem cuida. Toda automação precisa de um responsável dentro da empresa.

O prazo de retorno aceitável depende do tipo de investimento. Para sistemas por assinatura, que podem ser cancelados, alguns meses. Para equipamento, que não se devolve, o prazo pode ser maior, desde que o volume esteja garantido.

Como calcular o retorno de um investimento em automação? Some o valor das horas liberadas e dos erros evitados por mês, subtraia a mensalidade e divida o investimento inicial por esse ganho líquido. O resultado é o prazo de retorno em meses.

Hora economizada sempre é economia? Não. Ela só vira dinheiro quando evita uma contratação, reduz horas extras ou é usada em algo que gera resultado. Caso contrário, o custo da equipe continua o mesmo.

O que costuma ficar fora da conta? O custo de integração, o treinamento, as semanas de adaptação em que a operação fica mais lenta e a manutenção quando as plataformas mudam.

O custo da equipe que a automação pretende aliviar é acompanhado como em custo da folha no e-commerce, e a alternativa de contratar um serviço está em equipe interna ou terceirizada. Para medir o antes e o depois com os números do fechamento, conheça a contabilidade para e-commerce e marketplaces da Escalei.