Rotina mensal no Lucro Real: o que muda no e-commerce

Em regimes mais simples, o imposto parte do faturamento. Vendeu tanto, paga tanto, e as despesas pouco importam para o cálculo. No Lucro Real, as despesas e os custos passam a contar. Cada compra documentada e cada despesa comprovada entram na conta do resultado.

Isso muda o valor de um papel que antes parecia burocracia. A nota do frete, a fatura do sistema e o recibo do prestador de serviço deixam de ser arquivo morto e passam a ter efeito no imposto. O funcionamento do regime está explicado em o que é Lucro Real.

1. Toda despesa precisa de documento. Pagamento sem nota ou recibo em nome da empresa não entra na conta.
2. As notas de compra importam mais. Elas precisam chegar à contabilidade completas e no mês em que a mercadoria entrou.
3. O estoque precisa ser controlado de verdade. O custo do que foi vendido depende do que havia no início, do que entrou e do que sobrou.
4. O fechamento é mensal. O resultado é apurado mês a mês, e não uma vez por ano.
5. Contas pessoais e da empresa não se misturam. A mistura, que em outros regimes só atrapalha a gestão, aqui distorce o resultado.

Nenhum dos cinco exige conhecimento técnico de quem opera a loja. Exigem disciplina e alguém responsável.

Em empresa pequena, as cinco linhas são a mesma pessoa. A tabela serve então como lista de hábitos.

• Durante o mês: notas de compra e de despesa encaminhadas conforme chegam, e não acumuladas.
• Virada do mês: posição de estoque, relatórios dos canais e extratos.
• Primeira quinzena: a contabilidade registra, confere e devolve as pendências.
• Segunda quinzena: resultado do mês fechado e conversa sobre os números.

As datas de cada imposto e de cada declaração são controladas pela contabilidade. A parte da empresa é fazer a informação chegar inteira e cedo.

A organização que o regime exige tem um efeito colateral bom: a empresa passa a ter números confiáveis todo mês. Com eles, dá para saber:

• a margem de cada canal de venda, com os custos certos;
• quais despesas cresceram mais que a receita;
• quanto do resultado está parado em estoque;
• se o preço praticado comporta os custos reais.

Muitas empresas descobrem a própria margem pela primeira vez no ano em que entram no Lucro Real. O número existia antes; faltava o controle para enxergá-lo.

1. Abrir uma conta bancária exclusiva da empresa, se ainda não houver.
2. Definir quem recebe e encaminha as notas de compra e de despesa.
3. Fazer uma contagem completa do estoque e passar a registrar as movimentações.
4. Combinar com a contabilidade a lista de documentos e a data de envio.
5. Fazer um mês de teste, fechando o resultado como se o regime já tivesse mudado.

O mês de teste mostra onde a informação trava, enquanto ainda não há consequência no imposto.

O Lucro Real dá mais trabalho para a empresa? Dá mais trabalho de organização. A empresa precisa documentar todas as despesas, controlar o estoque e enviar a informação à contabilidade todos os meses. O cálculo em si fica com o contador.

O que muda no dia a dia de um e-commerce no Lucro Real? Toda despesa passa a precisar de documento, as notas de compra precisam chegar à contabilidade no mês certo, o estoque precisa ser controlado e o resultado é fechado todo mês.

Preciso contratar mais gente para estar no Lucro Real? Não necessariamente. Em empresas pequenas, basta definir um responsável e uma rotina. O volume de documentos é o mesmo; muda o cuidado com eles.

Como me preparar para entrar no Lucro Real? Separando as contas da empresa das pessoais, organizando o recebimento das notas, fazendo um inventário do estoque e combinando com a contabilidade a rotina mensal de envio.

Se a dúvida ainda é qual regime adotar, a comparação está em Lucro Real ou Presumido no e-commerce. O atendimento da Escalei a empresas nesse regime está em contabilidade no Lucro Real.