Notas de compra e de despesa no Lucro Real: como organizar

Em regimes em que o imposto é calculado sobre o faturamento, a nota de despesa serve mais para o controle interno. No Lucro Real, o imposto parte do resultado, e o resultado é a receita menos os custos e as despesas comprovados.

Comprovado quer dizer documentado. O pagamento que aparece no extrato sem documento que o explique não pode ser tratado como despesa da empresa. E parte das compras, quando documentada do jeito certo, ainda gera créditos que reduzem outros tributos, assunto que a contabilidade avalia nota a nota.

O contexto do regime e o que mais muda na rotina estão em rotina mensal no Lucro Real.

1. Em nome da empresa. Com o CNPJ correto, da matriz ou da filial que fez a compra. Nota no CPF do sócio ou no CNPJ de outra empresa do grupo não serve.
2. No mês certo. Emitida e entregue à contabilidade no período em que a mercadoria entrou ou o serviço foi prestado.
3. Completa. Para mercadoria, o arquivo eletrônico da nota, e não só a imagem. Para serviço, a nota com a descrição do que foi feito.
4. Ligada a um pagamento. É possível mostrar quando e por qual conta a empresa pagou.

As quatro parecem óbvias. Em uma operação com dezenas de fornecedores e várias pessoas comprando, cada uma falha algumas vezes por mês.

O primeiro passo é reduzir as portas de entrada:

• Um e-mail único para recebimento de notas, informado a todos os fornecedores no cadastro.
• Uma pessoa responsável por abrir, conferir e encaminhar.
• Uma regra para quem compra: nenhum pedido é feito sem informar o CNPJ e o e-mail de notas.
• Uma regra para o cartão corporativo: toda despesa tem o comprovante entregue na mesma semana.

Notas de mercadoria emitidas contra o CNPJ da empresa também podem ser consultadas e baixadas pelos canais oficiais e pelos sistemas de gestão. Essa consulta, feita toda semana, encontra as notas que o fornecedor emitiu e ninguém recebeu.

Antes de arquivar, três perguntas:

Erro de nota tem prazo curto para ser corrigido pelo emissor. Nota conferida só no fim do mês, ou na hora do fechamento, muitas vezes já não pode ser consertada.

A terceira pergunta vale principalmente para serviços. Uma nota que diz apenas "serviços prestados" obriga a contabilidade a perguntar, e a resposta, meses depois, ninguém lembra.

• Assinaturas e sistemas de fornecedores estrangeiros. O documento é uma fatura em outro idioma, e não uma nota fiscal. Guardar todas e avisar a contabilidade, porque o tratamento é diferente.
• Despesas pagas com cartão. A fatura do cartão mostra que houve pagamento, e não o que foi comprado. Cada linha precisa do documento da compra.
• Pequenas despesas sem nota. Quando o fornecedor não emite nota, pedir recibo com identificação. O que não tem documento nenhum é registrado à parte.
• Compras para uso do sócio. Não são despesa da empresa, com ou sem nota, e precisam ser identificadas como retirada.
• Frete de compra. O documento do transporte acompanha a nota da mercadoria e entra no custo dela.

Arquivo. Uma pasta por mês, com subpastas por tipo: mercadoria, frete, serviços, despesas gerais, cartão. O nome do arquivo traz data, fornecedor e valor. Arquivo digital basta, desde que tenha cópia de segurança.

Rotina.

• Todo dia: notas recebidas são conferidas e arquivadas.
• Toda semana: consulta das notas emitidas contra o CNPJ; cobrança das que faltam; comprovantes do cartão.
• Na virada do mês: envio da pasta à contabilidade, com a lista do que ficou pendente.

O tempo pelo qual os documentos devem ser guardados é informado pela contabilidade. A lista completa do envio mensal está em o que enviar para a contabilidade todo mês.

Por que as notas de despesa importam mais no Lucro Real? Porque o imposto é calculado sobre o resultado, e só entram na conta os custos e as despesas documentados. Despesa sem nota aproveitável aumenta o resultado tributável.

Nota emitida no CPF do sócio pode ser usada pela empresa? Não. Para ser despesa da empresa, o documento precisa estar em nome dela, com o CNPJ correto.

A fatura do cartão corporativo serve como comprovante? Ela comprova o pagamento, e não a despesa. Cada lançamento da fatura precisa do documento da compra correspondente.

Para ter o fechamento mensal de uma empresa nesse regime, com as notas conferidas e os números no prazo, conheça a contabilidade no Lucro Real da Escalei.