Como organizar o financeiro de uma loja virtual em 30 dias

Responda sim ou não. Cada "não" indica a etapa por onde começar.

Mesmo quem responde "sim" às primeiras perguntas deve revisar as etapas iniciais rapidamente. Um vazamento na base distorce tudo o que vem depois.

O objetivo da primeira semana é que todo dinheiro da loja passe por um lugar só, e que se saiba de onde ele vem e para onde vai.

1. Conta bancária da empresa para receber repasses e pagar fornecedores, transportadoras e ferramentas.
2. Cartão da empresa para as assinaturas e os anúncios, retirados do cartão pessoal.
3. Retirada do dono com valor e data fixos, em vez de saques soltos ao longo do mês.
4. Lista de todas as origens de dinheiro: cada marketplace, cada meio de pagamento da loja própria, vendas diretas.
5. Lista de todos os pagamentos recorrentes, com valor e dia de vencimento.

Entrega da semana: uma conta só para a empresa e duas listas, de origens de dinheiro e de pagamentos recorrentes. O detalhamento da separação, incluindo como tratar a retirada do dono, está em como separar o financeiro pessoal do da empresa.

Com o dinheiro num lugar só, o passo seguinte é dar nome a cada lançamento e conferir se o que entrou bate com o que foi vendido.

Categorias mínimas para uma loja virtual

Separar comissão, frete e anúncio em categorias próprias é o que permite, na semana 3, saber o que consome a margem de cada canal.

Conferência dos repasses

O marketplace não deposita o valor da venda. Ele deposita a venda menos comissões, tarifas, fretes, devoluções e retenções, em datas próprias. Conferir significa comparar, pedido a pedido ou em lote, o valor previsto com o depositado.

Exemplo hipotético: uma loja que vende R$ 80 mil por mês em dois marketplaces faz a primeira conferência e encontra R$ 1.900 em tarifas que não estavam previstas no preço, quase 2,4% da receita. Sem a conferência, essa diferença apareceria só como "o mês rendeu menos do que parecia". O passo a passo da verificação está em como conferir as tarifas descontadas no repasse.

Entrega da semana: todos os lançamentos do último mês classificados e uma planilha de repasses previstos contra recebidos.

Com receitas e custos classificados, dá para responder à pergunta mais importante do e-commerce: quanto sobra de cada venda, em cada canal.

1. Custo de cada produto: preço de compra mais frete de compra e outros custos de aquisição, atualizado a cada nova compra.
2. Custos variáveis por canal: comissão, tarifas, frete e anúncio de cada um, tirados das categorias da semana 2.
3. Margem de contribuição por canal: receita do canal menos custo dos produtos vendidos nele menos os custos variáveis do canal.

Exemplo hipotético: o canal que só parecia bom

O marketplace B vende R$ 30 mil e deixa R$ 1.200 para pagar as despesas fixas. Antes de medir, a loja o via como seu segundo melhor canal. O método completo está em margem de contribuição no e-commerce. Se o custo do frete aparece como o maior vilão, as alavancas estão em como reduzir o custo de frete.

Entrega da semana: margem de contribuição de cada canal no último mês.

A última etapa olha para frente e fecha o ciclo com a contabilidade.

Fluxo de caixa das próximas semanas

Com os repasses previstos da semana 2 e os pagamentos recorrentes da semana 1, monte uma tabela semana a semana: saldo inicial, entradas previstas, saídas previstas e saldo final. A primeira projeção costuma revelar a semana do mês em que o caixa aperta, geralmente quando a compra de estoque e a folha caem antes do repasse principal. Como montar e manter essa tabela está em fluxo de caixa no e-commerce.

Fechamento mensal com a contabilidade

Combine com o contador o que enviar e quando: extratos, relatórios de venda dos canais, notas de compra e a planilha de repasses. Em troca, peça o resultado do mês num formato que você leia em poucos minutos, com receita, custos, despesas e lucro. A contabilidade usa os seus controles para apurar impostos e fechar o resultado oficial. Os seus controles usam o fechamento para confirmar que os números do dia a dia estão certos.

Entrega da semana: projeção das próximas quatro a oito semanas e calendário de fechamento combinado com a contabilidade.

Implantar leva um mês. Manter leva meia hora por semana e algumas horas no fim do mês.

A conferência semanal está detalhada em rotina financeira semanal do e-commerce. Quando o volume cresce e a planilha começa a pesar, um ERP passa a importar pedidos e repasses; a escolha do sistema está em Tiny ou Bling: qual ERP escolher.

Erros que desfazem a organização

• Voltar a pagar despesa da loja com o cartão pessoal "só desta vez".
• Criar categorias demais, que ninguém consegue manter.
• Atualizar o preço de venda sem atualizar o custo do produto.
• Pular a conferência dos repasses nos meses de venda alta, justamente quando as diferenças são maiores.
• Receber o fechamento da contabilidade e não ler.

Por onde começar a organizar o financeiro de uma loja virtual? Pela separação entre o dinheiro da empresa e o pessoal. Sem uma conta só da loja, nenhum controle seguinte fica confiável, porque gastos pessoais e da empresa se misturam nos números.

Planilha resolve ou preciso de sistema? Planilha resolve no começo, com poucos canais e poucos pedidos por dia. Quando a digitação passa a tomar horas por semana ou os erros se repetem, um sistema que importe pedidos e repasses passa a compensar.

Quanto tempo por semana o financeiro da loja exige depois de organizado? Cerca de meia hora para a conferência semanal, mais algumas horas no fechamento do mês. Se exige muito mais, algum controle da base, como categorias ou repasses, precisa ser revisto.

Qual é o número mais importante para acompanhar? A margem de contribuição por canal. Ela mostra quanto cada canal deixa para pagar as despesas fixas e o lucro, e costuma revelar canais que vendem bem e quase não deixam dinheiro.

O que a contabilidade faz e o que fica com a loja? A loja registra e confere o dia a dia: vendas, repasses, custos e caixa. A contabilidade usa esses dados para apurar impostos, cumprir as obrigações e fechar o resultado oficial. As duas partes se complementam no fechamento mensal.

A Escalei faz a contabilidade de lojas virtuais e marketplaces e organiza o fechamento mensal com margem por canal, a partir dos controles da própria loja. Conheça a contabilidade para e-commerce e marketplaces ou veja os serviços e o método de trabalho.