Conciliação de vendas em moeda estrangeira: passo a passo

• Pedido: número, data, produto, quantidade, moeda e valor cobrado do comprador.
• Nota fiscal de exportação: emitida pela empresa, com o valor em reais pela taxa do dia.
• Embarque: o comprovante de que a mercadoria saiu do país, com o código de rastreio e, conforme a modalidade de envio, a declaração de exportação.
• Liquidação: o crédito da plataforma ou do meio de pagamento, com valor na moeda original, tarifas descontadas, taxa de conversão e valor em reais.

Na venda interna, três registros bastam, como mostra a conciliação de recebíveis. Na exportação, o embarque entra como quarto registro, porque é ele que sustenta o tratamento tributário da venda ao exterior.

O número do pedido na plataforma é a chave. Ele precisa aparecer em três lugares: nas informações complementares da nota fiscal, na etiqueta ou no registro do envio e no relatório de liquidação.

Quando a plataforma liquida em lote, o extrato bancário mostra um único crédito para dezenas de pedidos. O relatório de liquidação detalhado, que lista os pedidos de cada lote, é o documento que permite abrir esse crédito. Ele costuma ficar disponível por tempo limitado, e deve ser baixado e arquivado a cada repasse.

Uma linha por pedido, com estes campos:

O valor em reais da nota segue a taxa da data da venda, como determina o CPC 02 (R2) para transações em moeda estrangeira. A diferença para o valor em reais da liquidação é a variação de taxa, cujo lançamento e efeito no imposto estão em variação cambial entre venda e recebimento.

• Pedido sem nota: venda expedida sem documento fiscal. Corrigir antes do fechamento do mês.
• Nota sem embarque comprovado: pedido cancelado depois da emissão ou envio sem rastreio. Sem comprovação de saída do país, a venda perde o suporte do tratamento de exportação.
• Embarque sem liquidação no prazo: repasse retido, disputa aberta pelo comprador ou pedido fora do lote esperado.
• Liquidação menor que o esperado: tarifa não prevista, reembolso parcial ou retenção de reserva pela plataforma.
• Liquidação sem pedido correspondente: ajuste, bonificação ou devolução de reserva, que precisa de classificação própria.

Cada divergência recebe um responsável e uma data. O que permanece aberto por mais de dois fechamentos deixa de ser pendência operacional e passa a ser decisão: cobrar, reclassificar ou baixar.

A coluna de dias entre embarque e liquidação gera dois números por plataforma: o prazo médio e o pior caso dos últimos meses.

O prazo médio entra na previsão de caixa. O pior caso define a partir de quantos dias um pedido sem liquidação é tratado como pendência. No exemplo, um pedido da plataforma A sem crédito depois de 21 dias já merece verificação; na B, o mesmo atraso ainda é normal.

O prazo também compara canais. Duas plataformas com a mesma margem por pedido não valem o mesmo se uma devolve o dinheiro uma semana antes da outra.

1. Toda semana: importar pedidos novos, vincular notas e rastreios, baixar os relatórios de liquidação e atualizar os status.
2. No fechamento: conferir se a soma das notas de exportação do mês bate com a receita registrada, listar o saldo a receber por pedido e por moeda e entregar essa lista para a atualização pela taxa do fim do mês.
3. A cada trimestre: recalcular os prazos por plataforma e revisar o limite de dias que define pendência.

O despacho de exportação e o fechamento de câmbio têm profissionais próprios. Os que atuam junto com a Escalei estão na página de parceiros.

O que é preciso conciliar nas vendas para o exterior? Quatro registros por pedido: o pedido na plataforma, a nota fiscal de exportação, a comprovação do embarque e a liquidação financeira, com a taxa de conversão e as tarifas descontadas.

Como identificar a quais pedidos um repasse em lote se refere? Pelo relatório de liquidação detalhado da plataforma, que lista os pedidos de cada lote. Ele deve ser baixado a cada repasse, porque costuma ficar disponível por tempo limitado.

Qual taxa usar para registrar a venda em moeda estrangeira? A taxa da data da venda. A diferença para a taxa do dia do recebimento é registrada separadamente, como receita ou despesa financeira.

A partir de quantos dias uma venda internacional não recebida é um problema? A partir do pior prazo normal daquela plataforma, medido no histórico. Antes disso, o atraso está dentro do padrão do canal.

Os tributos da venda ao exterior estão em tributação do e-commerce exportador. Para incluir essa conciliação no fechamento mensal da empresa, conheça a contabilidade para e-commerce e marketplaces da Escalei.