Governança financeira com novos sócios no e-commerce

Na sociedade limitada, o Código Civil traz obrigações que valem mesmo sem previsão no contrato social:

• Prestação de contas: os administradores devem prestar aos sócios contas justificadas da administração e apresentar, todo ano, o inventário, o balanço patrimonial e o de resultado (art. 1.020).
• Acesso aos livros: salvo estipulação de época própria, o sócio pode examinar a qualquer tempo os livros, os documentos e o estado do caixa (art. 1.021).
• Demonstrações anuais: ao fim de cada exercício são elaborados o inventário, o balanço patrimonial e o de resultado (art. 1.065).
• Reunião anual: nos quatro meses seguintes ao término do exercício, os sócios se reúnem para tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço (art. 1.078).

Em empresa de um dono só, essas regras passam despercebidas. Com um sócio que não está no dia a dia, elas se tornam direitos que ele pode exigir.

Esperar o balanço anual é tarde demais para corrigir rumo. A prática é um pacote mensal, entregue em data fixa, por exemplo até o dia 15 do mês seguinte, com:

1. resultado do mês e acumulado no ano, comparado ao mesmo período do ano anterior;
2. receita e margem de contribuição por canal de venda;
3. posição de caixa, valores a receber e dívidas;
4. estoque: valor total, itens parados e compras do mês;
5. retiradas dos sócios no mês, por tipo;
6. fatos relevantes: autuação, mudança de regra de um canal, perda de fornecedor.

O formato é o mesmo todos os meses. Relatório que muda de estrutura a cada edição impede a comparação e gera a mesma desconfiança que a falta de relatório.

A alçada define o que o sócio administrador resolve sozinho e o que exige a concordância do outro. Um modelo hipotético, a adaptar ao porte da empresa:

O orçamento anual, aprovado pelos dois, é o que dá sentido à tabela. Dentro dele, o administrador executa. Fora dele, consulta.

Duas remunerações diferentes precisam ser separadas desde o início:

• Pelo trabalho: o sócio que administra recebe pró-labore, em valor combinado e revisto em data certa. O sócio que só investiu não recebe.
• Pelo capital: os lucros são distribuídos na proporção das quotas, ou em outra proporção prevista no contrato.

A política de distribuição responde a três perguntas: com que frequência, que parcela do lucro fica retida para estoque e crescimento, e qual nível mínimo de caixa precisa existir antes de qualquer distribuição. E-commerce em crescimento consome caixa em estoque; distribuir todo o lucro contábil costuma faltar no mês seguinte.

A diferença tributária entre as duas formas está em pró-labore e distribuição de lucros.

• Contas bancárias e de marketplace em nome da empresa, com acesso de consulta para o sócio que não administra.
• Nenhuma despesa pessoal paga pela empresa. O que era hábito com um dono passa a ser retirada sem o consentimento do outro.
• Contador com orientação de atender os dois sócios. A contabilidade é da empresa.
• Regra de saída. Na falta de previsão contratual, o Código Civil manda liquidar a quota com base na situação patrimonial da sociedade, em balanço levantado para esse fim (art. 1.031). Os sócios podem combinar outro critério, e é mais fácil fazê-lo enquanto ninguém quer sair.

Alçadas, política de distribuição e regra de saída vão para o contrato social ou para um acordo de sócios, redigido por advogado. Os escritórios de advocacia societária que atuam junto com a Escalei estão na página de parceiros.

O sócio que não administra pode exigir prestação de contas? Pode. O Código Civil obriga os administradores a prestar contas justificadas aos sócios e a apresentar anualmente o inventário, o balanço patrimonial e o de resultado.

Com que frequência os sócios devem receber relatório financeiro? A lei exige as contas anuais. Na prática, um relatório mensal em data fixa, sempre no mesmo formato, evita surpresas e permite corrigir o rumo durante o ano.

O que são alçadas entre sócios? São os limites que definem o que o sócio administrador decide sozinho e o que depende da concordância dos demais, como empréstimos, investimentos acima de certo valor e novas linhas de negócio.

Como definir quanto lucro distribuir? Com uma política combinada de antemão: frequência, parcela retida para estoque e crescimento e caixa mínimo que precisa existir antes de distribuir.

Os demonstrativos usados na negociação de entrada, descritos em novo sócio no e-commerce, são a base do relatório mensal. Para estruturar o fechamento e o pacote de informações, veja serviços e método de trabalho da Escalei.