Data room financeiro para captação: o que organizar

Contratos comerciais, marca e demais documentos jurídicos formam outra parte do data room, organizada com o advogado. Os escritórios de advocacia que atuam junto com a Escalei estão na página de parceiros.

O Código Civil, art. 1.179, obriga a sociedade empresária a manter contabilidade com base em escrituração uniforme e a levantar todo ano o balanço patrimonial e o de resultado. O data room parte desses documentos. O investidor, porém, pede mais do que o mínimo legal:

• Regime de competência: receita registrada na venda, e não no repasse; custo da mercadoria pelo que foi vendido.
• Abertura mensal: três anos em colunas de meses mostram sazonalidade e tendência.
• Conciliação: saldos de bancos, de valores a receber e de estoque conferidos com extratos, relatórios e inventário.
• Notas de ajuste: o caminho do lucro contábil ao lucro ajustado, com cada ajuste explicado.

Balanço feito só para cumprir a obrigação, com estoque estimado e receita pelo valor recebido, não resiste à primeira pergunta. Refazer leva meses, e por isso é a primeira tarefa.

1. Demonstrações e conciliações. Todo o resto depende delas.
2. Receita e margem por canal, com a ponte para a contabilidade, como descrito em margem por canal para valuation.
3. Fiscal. Certidões têm validade; as declarações precisam bater com as demonstrações. Divergência entre receita contábil e receita declarada é a primeira coisa que o investidor procura.
4. Estoque e dívidas, na mesma data-base das demonstrações.
5. Projeções. Por último, porque partem do histórico já conferido.

A sequência evita o erro comum de começar pela projeção. Projeção apoiada em histórico que depois é corrigido precisa ser refeita, e a segunda versão chega com menos crédito.

A projeção é lida de trás para frente: o investidor vai às premissas antes de olhar o resultado. Quatro cuidados:

• cada premissa de crescimento ligada a um dado do histórico, como conversão, tíquete e recompra;
• margem por canal projetada com as comissões e tarifas atuais, e não com as de dois anos atrás;
• necessidade de caixa calculada mês a mês, com o estoque que o crescimento exige;
• destino do dinheiro captado descrito por item, com valor e prazo.

Um cenário conservador ao lado do cenário base mostra que o risco foi considerado. A falta dele costuma ser preenchida pelo investidor com um cenário mais pessimista do que o necessário.

• Índice numerado, com o nome de cada arquivo descrevendo conteúdo e período.
• Uma data-base para todos os saldos, informada na capa.
• Versão única. Documento corrigido substitui o anterior, com registro da mudança.
• Acesso por pessoa, com acordo de confidencialidade assinado antes.
• Registro de perguntas e respostas. Cada pergunta do investidor e a resposta dada ficam anotadas, para que todos os interessados recebam a mesma informação.

Dados de clientes e de funcionários entram agregados ou anonimizados. O investidor precisa de números, e não de nomes.

1. Receita das demonstrações diferente da receita declarada ao fisco, sem explicação.
2. Estoque sem inventário recente.
3. Despesas pessoais dos sócios dentro do resultado, sem identificação.
4. Dívida ou garantia que aparece só na conversa, e não nos documentos.
5. Conta de marketplace ou domínio em nome de pessoa física.

Nenhum desses pontos impede o investimento por si. O que pesa é serem descobertos pelo investidor, quando poderiam ter sido apresentados com a correção já em andamento.

O que é um data room financeiro? É o conjunto organizado de documentos contábeis, fiscais e gerenciais que o investidor consulta para conferir as informações apresentadas pela empresa durante uma captação.

Quais documentos financeiros o investidor pede a um e-commerce? Demonstrações de três anos com abertura mensal, receita e margem por canal, certidões e declarações fiscais, inventário de estoque, contratos de dívida, resumo da folha e projeções com premissas.

Por onde começar a montar o data room? Pelas demonstrações contábeis e suas conciliações. Margem por canal, parte fiscal, estoque, dívidas e projeções dependem de o histórico estar correto.

Quanto tempo leva para preparar o data room? Com a contabilidade em ordem, algumas semanas. Se as demonstrações precisam ser refeitas, com receita por competência e estoque inventariado, o prazo passa a ser de meses.

O lucro ajustado que abre a conversa está em novo sócio no e-commerce: que números preparar. O que o investidor vai procurar na pasta fiscal está em passivo fiscal ao comprar um e-commerce. Para preparar as demonstrações, veja serviços e método de trabalho da Escalei.