Estoque em vários marketplaces: como controlar sem furo

Com um canal só, o próprio marketplace controla o saldo. No segundo canal, a loja passa a ter duas cópias do mesmo número, e elas divergem. Os furos têm quatro origens comuns:

• Atualização manual. Alguém ajusta o saldo num painel e esquece o outro.
• Atraso de sincronização. A venda acontece num canal e o integrador leva alguns minutos para avisar os demais. Em dia de pico, dois clientes compram a última unidade.
• Kit e variação mal cadastrados. O kit sai, mas o estoque de cada item dentro dele não baixa. Ou cada cor é tratada como produto isolado, sem ligação com o saldo real.
• Estoque fora de casa. Unidades enviadas ao centro de distribuição de um marketplace continuam contadas como disponíveis para os outros canais.

Os quatro têm a mesma raiz: mais de um lugar decidindo quanto existe. A correção começa por eleger um só.

O desenho que funciona é simples:

1. O ERP guarda o saldo de cada produto e de cada variação.
2. O ERP envia esse saldo a todos os anúncios ligados ao produto.
3. A venda entra em qualquer canal e chega ao ERP como pedido.
4. O ERP baixa o saldo e devolve o novo número a todos os anúncios.
5. Entradas de compra, devoluções e ajustes de inventário só são lançados no ERP, nunca no painel do canal.

A regra número cinco é a que mais se quebra. Toda vez que alguém corrige o saldo direto no marketplace, o ERP sobrescreve a correção na próxima sincronização, ou a correção sobrescreve o ERP. Nas duas situações, o número deixa de ser confiável.

Depósitos separados para estoque fora de casa

O estoque que está no centro de distribuição de um marketplace só pode ser vendido naquele marketplace. No ERP, ele precisa ficar num depósito próprio, separado do estoque da loja. Assim o saldo enviado aos outros canais considera apenas o que está na prateleira da empresa.

Mesmo com integração, existe um intervalo entre a venda e a atualização dos outros canais. A margem de segurança é a quantidade que a loja deixa de anunciar para cobrir esse intervalo. Uma conta prática:

Margem de segurança = vendas por hora no pico × horas de atraso da sincronização + unidades com risco de avaria ou divergência

Exemplo hipotético: produto de giro alto

Um fone de ouvido vende, em dia de campanha, 12 unidades por hora somando três canais. O integrador atualiza o saldo a cada 15 minutos (0,25 hora). Historicamente, 2 unidades por mês chegam com defeito do fornecedor.

Margem = 12 × 0,25 + 2 = 5 unidades.

Com 80 unidades na prateleira, a loja anuncia 75 em cada canal. Quando o saldo real chega a 5, os anúncios zeram, e essas 5 unidades cobrem as vendas que estavam em trânsito na sincronização.

Fora de campanha, a venda por hora é muito menor e a margem cai junto. Por isso, a margem deve ser revista antes de cada data de pico, e não definida uma vez para sempre.

Com saldo único, todos os canais disputam o mesmo estoque, e isso costuma ser bom: o produto vende onde há demanda. A divisão por canal, chamada de reserva, só faz sentido em três situações:

• Produto escasso, com reposição demorada, em que um canal com campanha pode esgotar tudo e deixar o canal mais rentável sem produto.
• Margem muito diferente entre canais, quando vale proteger unidades para o canal onde cada venda deixa mais dinheiro.
• Compromisso de nível de serviço, quando um canal penaliza o anúncio que fica sem estoque.

Exemplo hipotético: reserva por margem

Uma loja tem 100 unidades de uma panela, com reposição em 45 dias. No canal A, a margem de contribuição é de R$ 38 por unidade; no canal B, de R$ 21. O canal B vende o dobro de unidades por dia.

A reserva aumenta a margem total em R$ 272, desde que o canal A consiga vender as 50 unidades dentro dos 45 dias. Se não conseguir, as unidades ficam paradas, e a conta inverte. A reserva é uma aposta na demanda de cada canal e precisa ser revista toda semana. Como calcular a margem de contribuição de cada canal está em margem de contribuição no e-commerce.

Kits e variações são a fonte mais frequente de saldo errado em loja multicanal. Três cuidados de cadastro resolvem a maioria dos casos:

• Kit como composição, não como produto com saldo próprio. O saldo do kit é calculado a partir dos itens: se há 10 copos e o kit leva 4, o kit tem saldo 2.
• Variação ligada ao produto-pai. Cada cor e tamanho tem saldo próprio, mas todos pertencem ao mesmo cadastro, e o anúncio de cada canal aponta para a variação certa.
• Código único por item físico. O mesmo produto não pode ter dois códigos internos em canais diferentes. Código duplicado significa duas contas de estoque.

Antes de ligar um canal novo, vale conferir o vínculo de cada anúncio com o produto do ERP. Um anúncio sem vínculo vende sem baixar estoque.

Sistema bem configurado ainda diverge com o tempo: avaria, erro de separação, devolução não lançada. A rotina abaixo mantém a diferença pequena.

A contagem cíclica, de poucos itens por vez, é mais fácil de manter do que um inventário completo por ano e encontra o erro enquanto ele ainda é pequeno. Quando a divergência aparece, a causa costuma ser uma das quatro do início do artigo.

O que o estoque certo muda no financeiro

O valor do estoque entra no custo da mercadoria vendida, e um saldo errado distorce a margem do mês. Por isso a conferência mensal com a contabilidade fecha a rotina. O tema está em CMV e controle de estoque no e-commerce. Para o estoque guardado no centro de distribuição do marketplace, o cálculo de reposição está em estoque mínimo e reposição no CD.

Preciso de ERP para controlar estoque em dois marketplaces? Com poucos produtos e poucas vendas por dia, dá para controlar à mão por algum tempo, com risco crescente de erro. A partir do momento em que a loja vende o mesmo produto em dois canais todos os dias, um sistema que sincronize o saldo costuma custar menos do que os cancelamentos que ele evita.

O que é overselling? É vender uma unidade que não existe mais, porque o saldo de um canal não foi atualizado a tempo. O resultado é cancelamento, reclamação e, em vários marketplaces, perda de reputação da conta.

Devo dividir o estoque igualmente entre os canais? Em geral, não. O saldo único deixa o produto vender onde há procura. A divisão só compensa para produto escasso, margem muito diferente entre canais ou canal que penaliza anúncio zerado.

Com que frequência devo contar o estoque? Uma contagem cíclica semanal de poucos itens, priorizando os de maior giro, mantém o saldo confiável com pouco esforço. O inventário completo continua necessário para o fechamento contábil, conforme a rotina combinada com o contador.

Estoque no centro de distribuição do marketplace entra no saldo dos outros canais? Não. Ele só pode ser vendido naquele marketplace. No ERP, deve ficar num depósito separado, para que os outros canais recebam apenas o saldo da prateleira da empresa.

Um saldo confiável é a base de qualquer número do e-commerce: margem, custo e resultado do mês. A Escalei fecha a contabilidade de lojas que vendem em vários marketplaces, conferindo estoque e vendas por canal todo mês. Veja como funciona a contabilidade para e-commerce e marketplaces. Antes de aumentar o estoque para sustentar mais canais, vale medir quanto custa manter estoque parado.